Startup Due Diligence: Financial Fraud Risks & Controls

Fraud in Startups ist kein seltenes Phänomen. Er tritt häufig nicht durch böswillige Absicht ein, sondern durch fehlende Strukturen, die Fehlverhalten erst möglich machen. Gerade im Rahmen von Startup Due Diligence wird sichtbar, ob Finance-Prozesse, Reporting, Zahlungsfreigaben und Compliance-Kontrollen belastbar genug sind, um Investor Confidence und skalierbares Wachstum zu unterstützen. In diesem Artikel zeigen wir, wie typische Fraud-Risiken entstehen, welche Kontrollmechanismen wirklich helfen, welche Rolle Financial Statement Fraud spielt und was Gründer*innen und CFOs von Anfang an besser machen können.

Hinweis: Dieser Beitrag fasst zentrale Erkenntnisse aus einer Folge des torq.partners Finance Podcasts zusammen. Für vertiefende Unterstützung beim Aufbau skalierbarer Finance- und Compliance-Prozesse stehen wir mit unserem Interim CFO- und Fractional CFO-Angebot zur Seite.

Warum Startups besonders anfällig für Fraud sind

Der größte Vorteil von Startups – ihre Dynamik – ist gleichzeitig ihr größtes Compliance-Risiko. In einer Phase, in der alles schnell gehen muss, werden Backoffice-Prozesse zunächst lean gehalten oder ganz ausgelassen. Das ist verständlich, hat aber einen Preis: Ohne klare Prozesse gibt es keine Kontrolle. Und ohne Kontrolle entstehen Spielräume, die bewusst oder unbewusst ausgenutzt werden können. Ein weiterer Faktor ist Vertrauen. In kleinen Teams kennt man sich, die ersten Mitarbeitenden sind oft seit der Gründung dabei. Dieses Vertrauen ist wertvoll; entbindet aber niemanden von der Pflicht, zumindest grundlegende Kontrollmechanismen einzuziehen. Auch langjährige, vertrauenswürdige Mitarbeitende sollten nie unkontrollierten Zugriff auf Zahlungsprozesse haben.

Genau deshalb ist Startup Risk Management nicht als Misstrauen zu verstehen, sondern als Schutz für Wachstum, Entscheidungsqualität und Investor Confidence. Gerade bei Compliance in Startups geht es darum, einfache Strukturen zu schaffen, die mit dem Unternehmen mitwachsen.

Das Vier-Augen-Prinzip: der einfachste und wirksamste erste Schritt

Die wirksamste Grundregel im Bereich Fraud-Prävention ist die Trennung von Buchung und Zahlung. Wer eine Rechnung in die Buchhaltung einarbeitet, sollte nicht dieselbe Person sein, die die Zahlung auslöst. Diese eine Maßnahme eliminiert einen Großteil der typischen Fraud-Risiken im Zahlungsverkehr. Das Vier-Augen-Prinzip bedeutet, dass mindestens zwei Personen an kritischen Finanzprozessen beteiligt sind: eine Person für Buchung oder Prüfung und eine zweite Person für die Zahlungsfreigabe. Auch in kleinen Teams lässt sich dieses Prinzip umsetzen. Eine E-Mail-Freigabe durch eine zweite Person reicht als Einstieg. Wichtig ist, dass jede Zahlung mindestens zwei Personen passiert: eine, die bucht, und eine, die autorisiert.

Sobald das Unternehmen wächst, können Freigabelimits und mehrstufige Genehmigungsprozesse ergänzt werden. Solche einfachen Kontrollmechanismen sind ein zentraler Bestandteil von Startup Risk Management und helfen gleichzeitig bei der Financial Statement Fraud Detection, weil Zahlungsflüsse und Verantwortlichkeiten nachvollziehbarer werden. Stichproben sind ein weiterer unterschätzter Hebel. Wer als Geschäftsführer*in oder CFO regelmäßig einen Blick auf Kontobewegungen wirft, schafft eine zusätzliche Kontrollinstanz und signalisiert gleichzeitig, dass Transparenz erwartet wird.

Typische Schwachstellen bei Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigaben

Ohne strukturierte Prozesse landen Rechnungen unkontrolliert in der Buchhaltung. Häufige Probleme sind Rechnungen ohne Steuernummer, fehlende inhaltliche Freigabe durch die bestellende Person oder keine Dokumentation darüber, wer was bestellt hat. Besonders in frühen Phasen, in denen noch kein Bestellwesen existiert, ist das Risiko hoch. Fake-Rechnungen und manipulierte Bankverbindungen sind weitere reale Risiken. Schreiben, die wie offizielle Behördenpost aussehen und zur Zahlung auffordern, oder Lieferantenrechnungen mit geänderter IBAN sind im Startup-Alltag keine Ausnahme. Auch fehlende Belege, unklare Bestellverantwortung oder nicht dokumentierte Freigaben gehören zu typischen Financial Statement Fraud Examples und operativen Fraud-Risiken in Startups. Ein gut eingeführtes Spend-Management-Tool mit integriertem Freigabeprozess und Duplikatserkennung reduziert dieses Risiko erheblich.

Financial Statement Fraud: wenn Zahlen zu gut aussehen

Neben dem klassischen Zahlungsbetrug gibt es eine subtilere Form von Fraud: die unbewusste oder bewusste Schönung von Kennzahlen. Financial Statement Fraud bedeutet, dass Finanzzahlen, KPIs oder Reportings ein verzerrtes Bild der wirtschaftlichen Realität vermitteln. In Startups kann das besonders schnell passieren, weil Wachstumsdruck, Fundraising-Ziele und optimistische Forecasts eng miteinander verbunden sind. Gründer*innen wollen ihr Unternehmen verständlicherweise so gut wie möglich darstellen. Das kann dazu führen, dass Umsätze ausgewiesen werden, für die noch kein Vertrag existiert, oder dass Kosten nicht vollständig in der Buchhaltung erfasst sind.

Typische Financial Statement Fraud Examples in Startups sind Umsatzausweis ohne unterschriebenen Vertrag, nicht erfasste Kosten, rückwirkende Reporting-Anpassungen, überhöhte KPIs oder die Darstellung erwarteter Umsätze als bereits gesicherte Umsätze. Zu den relevanten Types of Financial Statement Fraud gehören damit vor allem Umsatzüberzeichnung, Kostenuntererfassung und nicht nachvollziehbare Reporting-Anpassungen. Typische Warnsignale sind rückwirkende Änderungen in Reportings, fehlende Belege auf der Kostenseite und eine Diskrepanz zwischen erzählter Story und belegbaren Zahlen. Auch unklare Revenue Recognition, ungewöhnliche Kontobewegungen oder unerklärte Zahlenänderungen können Hinweise sein. Spätestens in einer Due Diligence oder Finanzierungsrunde kommen solche Inkonsistenzen ans Licht und können das Vertrauen von Investoren nachhaltig beschädigen. Eine saubere Darstellung mit klaren Kennzeichnungen, etwa als Revenue at Risk für erwartete, aber noch nicht unterzeichnete Verträge, ist langfristig glaubwürdiger als ein optimistisch verzerrtes Bild.

Banking und Internationalisierung: unterschätzte Compliance-Risiken

Auch bei der Wahl der Bank und beim internationalen Wachstum entstehen Compliance-Risiken, die viele Startups unterschätzen. Neobanken sind schnell eingerichtet und intuitiv, bieten aber nicht immer die Funktionalitäten, die für Compliance und Buchhaltung notwendig sind. Sammelbuchungen, ERP-Schnittstellen oder mehrstufige Zahlungsfreigaben fehlen bei manchen Anbietern. Gerade für Compliance in Startups kann das schnell problematisch werden, wenn Zahlungsfreigaben, Reporting und Accounting nicht sauber zusammenspielen. Wenn Transaktionen nicht eindeutig nachvollziehbar sind oder Schnittstellen fehlen, steigt das Risiko für manuelle Fehler, unvollständige Buchungen und fehlende Transparenz.

Bei der Internationalisierung kommen lokale Steuer- und Rechtsvorschriften hinzu, die sich erheblich von deutschen Standards unterscheiden können. Hier empfiehlt sich frühzeitig die Zusammenarbeit mit lokalen Steuer- und Rechtsberatern im jeweiligen Markt, bevor das Business-Modell dort ausgerollt wird. Vor einer Internationalisierung sollten Startups deshalb insbesondere Banking-Funktionalitäten, ERP-Anbindungen, Zahlungsfreigaben, Buchhaltungsprozesse, lokale Steuerpflichten und Rechtsvorschriften prüfen.

Was Gründer*innen und CFOs jetzt aufsetzen sollten

Gründer*innen und CFOs sollten Buchung und Zahlung konsequent trennen und das Vier-Augen-Prinzip von Anfang an einführen. Außerdem sollten sie Freigabelimits im Online-Banking definieren, regelmäßig auf Kontobewegungen schauen und ein Spend-Management-Tool einführen, sobald das Volumen es rechtfertigt. Das spart langfristig mehr, als es kostet.

Reporting-Prozesse sollten so aufgesetzt werden, dass Zahlen nachvollziehbar, belegt und konsistent sind. Erwartete Umsätze sollten klar von unterschriebenen Verträgen getrennt werden, Kosten vollständig erfasst und Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden. So entsteht eine belastbare Grundlage für Financial Statement Fraud Detection, Startup Due Diligence und spätere Finanzierungsrunden.

Bei familiären oder sehr engen persönlichen Bindungen zwischen Mitarbeitenden und externen Dienstleistern wie Wirtschaftsprüfern oder Steuerberatern sollten sie genau hinschauen.

Wo torq.partners ansetzt

torq.partners unterstützt Startups und Scaleups beim Aufbau robuster Finance-Strukturen – von der Einführung skalierbarer Buchhaltungsprozesse über Compliance-Setups bis hin zur Begleitung von Audits, Fundraisings und Due-Diligence-Prozessen. Als Interim CFO oder Interim Accounting Partner helfen wir dabei, Risiken früh zu erkennen und Strukturen aufzubauen, die mit dem Unternehmen mitwachsen.

Dazu gehören unter anderem saubere Zahlungsfreigaben, klare Reporting-Prozesse, Accounting-Prozessaufbau, Finance Operations, Compliance-nahe Setups und die Vorbereitung auf Startup Due Diligence. Wer Finance-, Reporting- und Compliance-Prozesse professionalisieren möchte, kann durch Fractional-CFO- oder Interim-CFO-Unterstützung früh die richtigen Strukturen schaffen.