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Jahresabschluss erstellen – so gehst Du richtig vor

Matthias Sperling
14.2.2024
Lesezeit: 8 Min.
Artikel Jahresabschluss erstellen – so gehst Du richtig vor

Am Ende des Geschäftsjahres müssen die meisten Unternehmen einen Jahresabschluss erstellen. Um die Erstellung korrekt durchzuführen, müssen umfangreiche Vorbereitungen getroffen und viele Faktoren berücksichtigt werden. Unsere Checkliste gibt Dir eine gute Orientierung, damit die Erstellung des Jahresabschlusses gelingt.

Mit dem Start ins neue Jahr rückt für Unternehmen eine wichtige Aufgabe in den Fokus: die Erstellung des Jahresabschlusses, mit dem sie dem Finanzamt ihre finanzielle Lage offenlegen. Die Vorbereitung des Jahresabschlusses ist für viele Organisationen eine Herausforderung. Durch den immensen Arbeitsaufwand benötigt diese teilweise Monate. Fehlt es an Struktur und Nachvollziehbarkeit, kann es zu Fehlern und zusätzlicher Arbeitslast kommen, was zu einer Verzögerung der Fertigstellung führen kann. Wird der Abschluss infolgedessen nicht frist- und ordnungsgemäß eingereicht, kann das rechtliche Konsequenzen haben. Die adäquate Vorbereitung ist also wichtig, um Probleme zu vermeiden.

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Nach § 242 Abs. 3 Handelsgesetzbuch HGB müssen alle Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, einen Jahresabschluss inklusive einer Bilanz erstellen. Hierzu zählen unter anderem AGs, GmbHs und UGs. Einzelunternehmer müssen einen Jahresabschluss erstellen, wenn sie einen Jahresumsatz von mehr als 600.000 Euro haben, eine Bilanzsumme von mehr als 350.000 Euro aufweisen oder mehr als zehn Mitarbeiter beschäftigen. Ansonsten reicht eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR).

Welche Bestandteile muss ein Jahresabschluss enthalten?

Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sind die Hauptbestandteile des Jahresabschlusses. Abhängig von Rechtsform und Unternehmensgröße kommen weitere Teile wie Lagebericht, Anhang oder Kapitalflussrechnung hinzu. Während der Jahresabschluss bei Einzelkaufleuten und Personengesellschaften nur aus den beiden anfangs genannten Teilen besteht, müssen Kapitalgesellschaften einen Anhang und teilweise auch einen Lagebericht anfügen.

Bis wann muss der Jahresabschluss erstellt werden?

Auch die Frist zur Aufstellung des Jahresabschlusses hängt von Größe und Rechtsform des Unternehmens ab und liegt bei drei bis sechs Monaten ab dem Bilanzstichtag. Nach § 264 Abs. 1 HGB ist der Jahresabschluss für Kapitalgesellschaften in den ersten drei Monaten nach Geschäftsjahresende zu erstellen. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist der 31. März der Stichtag. Bei sehr kleinen Kapitalgesellschaften liegt die Frist bei sechs Monaten, was dem 30. Juni des Folgejahres entspricht. Diese Fristen sollten unbedingt eingehalten werden. Bei drohendem Verzug sollte beim zuständigen Finanzamt eine Fristverlängerung beantragt werden.

Den Jahresabschluss vorbereiten – so gelingt‘s

Ein Jahresabschluss muss gründlich vorbereitet werden. Die Zusammenstellung der wichtigen Dokumente nimmt jedoch viel Zeit in Anspruch. Dementsprechend sollte mit der Vorbereitung der Abschlussarbeiten so früh wie möglich begonnen werden, ungefähr zwei bis drei Monate vor dem eigentlichen Abschluss.  

Unternehmen, die bereits während des Geschäftsjahres ordentlich Buch führen, geraten bei der Erstellung des Abschlusses nicht in Schwierigkeiten. Sind die Belege gut nachvollziehbar abgelegt und die Konten exakt gebucht, können Fristen einfacher eingehalten werden und das Finanzteam kann den Jahresabschluss auch parallel zum Tagesgeschäft erfolgreich erledigen. Neben der Zeitersparnis können auch Kosten gespart werden, wenn man dem Steuerberater eine vorbildliche Buchführung übergeben kann und dieser entsprechend weniger Honorar für die Nachbereitung berechnet. Darüber hinaus können Unternehmen dank einer sorgfältigen Buchführung bei Bedarf Zwischenabschlüsse erstellen, die bei Darlehensanfragen von Banken angefragt werden können. Da ein Zwischenabschluss auch im Kontext des vorausgegangenen Jahresabschlusses gesehen werden sollte, kann dieser auch stets als Analyseinstrument dienen, um die finanzielle Performance eines Unternehmens zu bewerten.

Die Vorteile, die eine gute Vorbereitung mit sich bringt, sind also weitreichend. Die Aufgaben, die dabei von der unternehmensinternen Buchhaltung geleistet werden müssen, sind die folgenden:

Sortieren und Erfassen der Buchungsbelege: Die Belege über sämtliche Einnahmen und Ausgaben müssen nachvollziehbar geordnet werden. Fehlende Belege in der Buchführung müssen ersetzt und bei Fehlern Rechnungskorrekturen verlangt werden.

Erfassen aller Verträge: Geschäftsunterlagen wie Verträge für Versicherungen, Kredite und Arbeitsverhältnisse sind eine wichtige Grundlage für den Jahresabschluss. Sie bieten nicht nur eine rechtliche Absicherung, sondern sind auch eine essenzielle Basis für die finanzielle Darstellung des Unternehmens. Dementsprechend müssen sie bei der Vorbereitung erfasst werden.  

Erfassung des Umlaufvermögens: Das Umlaufvermögen ist das Inventar eines Unternehmens. Dieses sollte im Rahmen einer Inventur erfasst und aufgelistet werden. Neben dem Bargeldbestand und Bankguthaben zählen Gegenstände wie Waren, Betriebsstoffe und Büromaterial zum Umlaufvermögen.

Erfassung des Anlagevermögens: In der Anlagenbuchhaltung müssen sämtliche Sachanlagen wie Grundstücke oder Firmengebäude, Finanzanlagen wie Aktien und immaterielle Vermögensgegenstände wie Softwarelizenzen erfasst werden, damit diese am Bilanzstichtag ermittelt werden können.

Ermittlung und Verbuchung der Abschreibungen: Fehlende Gegenstände des Anlagevermögens müssen komplett, beschädigte Gegenstände können teilweise abgeschrieben werden. In einigen Fällen lassen sich auch offene Forderungen abschreiben.

Abwicklung der Rechnungsabgrenzung: Alle Werte aus der GuV und der Bilanz müssen eindeutig einer bestimmten Rechnungsperiode wie dem Geschäftsjahr zuzuordnen sein. Zu unterscheiden sind aktive und passive Posten in der Rechnungsabgrenzung. Während aktive Posten bezahlte Leistungen sind, die erst im Folgejahr eingelöst werden, sind passive Posten Einnahmen, die erst im folgenden Geschäftsjahr zum Ertrag werden.

Prüfung von Forderungen und Verbindlichkeiten: Alle Darlehen oder Privatdarlehen, deren Laufzeit länger als ein Jahr andauert, müssen von der Buchhaltung angegeben werden. Verbindlichkeiten, die seit über fünf Jahren bestehen, und im Folgejahr nicht beglichen werden können, müssen aufgeführt werden.

Berücksichtigung der Rückstellungen: Rückstellungen sind Verbindlichkeiten, die im aktuellen Geschäftsjahr in Höhe und Zeitpunkt unsicher sind, für das Folgejahr jedoch höchstwahrscheinlich geltend gemacht werden. Sie dienen der Vorsorge und müssen von der Buchhaltung als Aufwand gebucht werden.

Bildung gesetzlicher und freiwilliger Rücklagen: Um sicherzustellen, dass genügend Eigenkapital für mögliche zukünftige Herausforderungen vorhanden ist, müssen einige Unternehmen gesetzlich vorgeschriebene und freiwillige Rücklagen einstellen. Im Gegensatz zu Rückstellungen zählen Rücklagen nicht zum Fremd-, sondern zum Eigenkapital.

Prüfung des Jahresabschlusses: Gemeinsam mit dem Steuerberater sollte ein Jahresabschlussgespräch geführt werden, um steuerliche Optimierungspotenziale zu finden und um sicherzustellen, dass Steuervorschriften eingehalten werden. Nach dem Gespräch können alle Unterlagen an die Steuerberatung übergeben der Jahresabschluss erstellt werden.

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Jahresabschluss erstellen – diese Schritte musst Du befolgen

Die genannten Vorbereitungsmaßnahmen erleichtern die Erstellung des Jahresabschlusses erheblich. Konkret müssen bei der Anfertigung folgende Arbeitsschritte ausgeführt werden:

1. Abschluss von Haupt- und Unterkonten: Am Ende des Geschäftsjahres müssen die Salden der Unterkonten, die für eine bessere Übersicht in verschiedene Unterkonten gebucht wurden, in Hauptkonten zusammengeführt werden. Diese müssen im Anschluss geschlossen und ihre Salden gezogen werden. Danach werden sie in die Bilanz oder über das Gewinn- und Verlustkonto in die GuV übertragen.

2. Erstellen der Jahresabschluss-Übersicht: Da das Finanzamt neben der GuV und der Bilanz auch nach der Abschlussübersicht fragen kann, sollte diese beim Erstellen der Bilanz mit vorbereitet werden. In der Übersicht werden alle Anfangs- sowie die Endbestände aufgelistet. Gegliedert ist dieser Abschlussbericht nach Bestands- und Erfolgskonten.

3. Überprüfung des Jahresabschlusses: Nach der Erstellung des Abschlusses sollten die Dokumente ausführlich geprüft werden. Wenn die Überprüfung von einem Abschlussprüfer durchgeführt wird, ist dieser verpflichtet, an den Verhandlungen zur „Feststellung“ teilzunehmen.

4. Feststellen des Jahresabschlusses: Im letzten Schritt wird der Jahresabschluss dem Vorstand und Aufsichtsrat oder manchmal auch der Hauptversammlung zur Feststellung vorgelegt. Im Rahmen dieses formalen Aktes wird der Abschluss per Unterschrift genehmigt. Sollte es während der Erstellung des Jahresabschlusses zu einem Wechsel in der Geschäftsführung gekommen sein, bestimmt der Zeitpunkt der Feststellung darüber, wer unterzeichnen muss. Ist während der Feststellung bereits ein neuer Geschäftsführer um Amt, muss dieser den Jahresabschluss unterschreiben, auch wenn er während der Erstellungsphase noch nicht im Unternehmen aktiv war.

Nachdem die Fertigstellung und Feststellung des Jahresabschlusses erfolgt ist, muss dieser von bilanzierungspflichtigen Unternehmen seit 2013 elektronisch an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Dies geschieht über das ELSTER-Portal.  

Fehler, die Du bei der Erstellung vermeiden solltest

Bei der Erstellung des Jahresabschlusses gibt es einiges zu beachten. Die obige Liste von Arbeitsschritten bietet Dir hierfür eine gute Orientierung. Darüber hinaus gibt es einige potenzielle Fehler, die regelmäßig passieren. Neben einer insuffizienten Vorbereitung sind das insbesondere die folgenden:

Nichterfüllung der Aufbewahrungspflicht: Nach der Erstellung eines Jahresabschlusses kann es passieren, dass Dokumente, die nicht mehr benötigt werden, vernichtet werden. Für viele Buchführungsunterlagen gibt es jedoch eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Diese beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde. Erst nach dieser Frist dürfen entsprechende Dokumente entsorgt werden. Geschieht dies zu früh, drohen Bußgelder.

Falsche Bewertung der Unternehmensgröße: Abhängig von der Größe eines Unternehmens gelten unterschiedliche Pflichten und rechtliche Anforderungen bei der Bilanzierung. Wird die Unternehmensgröße falsch eingeschätzt, verstoßen die Verantwortlichen gegen den Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung. Um dies zu vermeiden, sollte die Unternehmensgröße kontinuierlich bewertet werden.

Vergessen der Offenlegung der Bilanz: Abhängig von ihrer Größe, müssen Unternehmen ihre Bilanz für die Öffentlichkeit zugänglich machen. Während kleine Unternehmen ihre Bilanz nur an den Bundesanzeiger übermitteln müssen, unterliegen größere einer Offenlegungspflicht. Hierbei berücksichtigt werden auch Anhänge, deren Vollständigkeit vom Bundesanzeiger überprüft wird.

Falsche Gliederung: Die Bestandteile eines Jahresabschlusses müssen nach einer bestimmten Struktur angeordnet werden. § 266 des HGB regelt beispielsweise die Gliederung der Bilanz, in der unter anderem Reihenfolgen für Posten der Aktiva und Passiva eingehalten werden müssen. Entspricht die Reihenfolge nicht den Anforderungen, kann der Jahresabschluss vom Finanzamt abgewiesen werden.

Fehlen von Angaben: Beim Zusammentragen der Informationen für den Jahresabschluss kann es passieren, dass Elemente übersehen oder vergessen werden. Beispiele sind fehlende Angaben zu Rückstellungen, Sicherheiten oder Fremdkapitalzinsen. Auch Unterschriften werden regelmäßig vergessen. Eine Checkliste kann helfen, etwaigen Konsequenzen vorzubeugen.

Fazit

Die Erstellung des Jahresabschlusses ist für Unternehmen eine zentrale Aufgabe. Gute Vorbereitung und genaue Umsetzung sind wichtig, um den Abschluss erfolgreich zu gestalten. Damit der Prozess erleichtert wird, sollten Unternehmen die Abschlussarbeiten etappenweise über das Jahr verteilt durchführen. Hilfreich sind zudem Programme, mit denen die Buchhaltung digitalisiert werden kann. So kann in der Endphase der Erstellung Zeit gespart und Problemen vorgebeugt werden. Zudem werden Arbeitsintensitätsspitzen vermieden und Unternehmen sind im ganzen Jahr abschlussbereit.

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