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Kostenkontrolle – so stellst Du auch in schwierigen Zeiten Rentabilität sicher

Matthias Sperling
9.2.2024
Lesezeit: 7 Min.

Viele Start- und Scaleups in Deutschland leiden unter der noch immer herausfordernden wirtschaftlichen Lage. Das Beschaffen von Kapital ist schwieriger geworden und der Fokus der Investoren liegt auf Profitabilität statt Wachstum. Für die Unternehmen bedeutet das, Effizienzen zu steigern und gleichzeitig Kosten zu reduzieren. Wie Kostenkontrolle gelingen und den Weg zur Rentabilität ebnen kann, erfährst Du in diesem Artikel.

Um in einer Organisation Liquidität und Rentabilität zu gewährleisten, ist Kostenkontrolle unerlässlich. Sie erlaubt es, Kosten im Blick zu behalten und sorgt für finanzielle Stabilität. Mit fundierter Kostenkontrolle und -optimierung lassen sich Kosten reduzieren. Dadurch können Produkte oder Dienstleistungen zu attraktiveren Preisen angeboten und die Wettbewerbsfähigkeit langfristig erhöht werden. Zudem lassen sich mit der Überwachung der Ausgaben potenzielle Kostenüberschreitungen frühzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen ergreifen.

Kostenkontrolle bezieht sich nicht nur auf die Kostenreduktion. Sie umfasst auch gezielte Investitionen, die einen bewussten Umgang mit finanziellen Mitteln voraussetzen und auf ein nachhaltiges Unternehmenswachstum einzahlen.

Analyse der Kostenstruktur – die Grundlage für Optimierungen

Da die Strukturen in jeder Organisation anders sind, ist es sinnvoll, die Kostenkontrolle individuell anzupassen. Ein entscheidender Faktor dabei ist die Zusammensetzung und Verteilung der Kosten. Diese werden in einem Unternehmen durch die Kostenstruktur widerspiegelt. Eine detaillierte Kenntnis dieser ermöglicht es, gezielte Maßnahmen zur Kostenoptimierung zu ergreifen und die finanzielle Stabilität und Rentabilität zu verbessern.  

Zur Prüfung und Bewertung der Kostenstruktur und für die daran anknüpfende Ermittlung von Einsparungspotenzialen gibt es unterschiedliche Methoden:

  • Kostenartenanalyse: Durch die Klassifizierung der Kosten nach unterschiedlichen Kategorien wie Materialkosten, Personalkosten und Logistikkosten wird eine detaillierte Analyse der Kostenstruktur ermöglicht. Eine Analyse nach Kostenarten ist besonders nützlich, um festzustellen, welche Kosten im Unternehmen den größten Einfluss auf die Gesamtkosten haben.
  • Kostenstellenanalyse: Bei der Zuordnung der Kosten zu den verschiedenen Kostenstellen im Unternehmen spricht man von Kostenstellenanalyse. Diese geschieht funktionsorientiert nach den unterschiedlichen Abteilungen im Unternehmen. Dies ermöglicht eine genaue Analyse der Kostenverteilung nach dem Ort der Kostenentstehung und das Unternehmen kann herausfinden, welche Bereiche die meisten Kosten verursachen.
  • Kostenträgeranalyse: Die Kostenträgeranalyse ordnet die Kosten einzelnen Produkten, Dienstleistungen oder Aufträgen zu. Die Methode hilft Unternehmen, die Kosten für jeden Kostenträger zu ermitteln, was wiederum eine Analyse der Rentabilität und Wirtschaftlichkeit verschiedener Produkte oder Aufträge ermöglicht. Dies ist besonders wichtig, um die Treiber der Kostenentstehung besser zu verstehen.
  • ABC-Analyse: Hier werden Produkte, Kunden oder andere Elemente nach ihrer Wertigkeit oder Bedeutung klassifiziert. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Ressourcen und Bemühungen auf diejenigen Elemente zu konzentrieren, die den größten Einfluss auf den Geschäftserfolg haben, und entsprechende Prioritäten zu setzen.
  • Break-Even-Analyse: Diese Methode wird verwendet, um den Punkt zu bestimmen, an dem die Einnahmen eines Unternehmens die Kosten decken. Sie hilft bei der Bestimmung des Mindestumsatzes, den ein Unternehmen erzielen muss, um Gewinne zu erzielen und unterstützt die Geschäftsführung dabei, fundierte Entscheidungen über Preisgestaltung, Kostenkontrolle und Verkaufsvolumen zu treffen.

Vor der Kostenkontrolle steht die Budgetplanung

Eng mit der Kostenkontrolle verknüpft ist die Budgetplanung. Sie ist für Unternehmen essentiell, um sicherzustellen, dass finanzielle Ziele erreicht und Ressourcen effizient einsetzt werden und ist der erste Schritt bei der Steuerung der finanziellen Aktivitäten. Bei der Erstellung eines Budgets wird ein Finanzplan definiert, der die erwarteten Einnahmen, Ausgaben und Investitionen für einen bestimmten Zeitraum festlegt. Das Budget dient als Leitfaden für das Management und ermöglicht es, klare finanzielle Ziele und Erwartungen zu setzen.

Die Budgetplanung basiert in der Regel auf dem Gegenstromverfahren. Das bedeutet eine Kombination der Planungsrichtungen Top-Down (Planung von oberen Unternehmensebenen nach unten) und Bottom-Up (Teilbereiche erarbeiten in Eigenverantwortung Pläne). Hierbei legt die Führungsebene zunächst die vorläufigen, übergeordneten Ziele und Rahmendaten fest. Im anschließenden Bottom-Up-Rücklauf werden ausgehend von der untersten Hierarchieebene die Pläne schrittweise koordiniert und zusammengefasst. Das Gegenstromverfahren stellt sicher, dass die strategischen Ziele und Maßnahmen inhaltlich aufeinander abgestimmt und realisierbar sind. Gleichzeitig gewährleistet es, dass sich die Mitarbeitenden mit dem eingeschlagenen Kurs identifizieren können.

Zur Budgetplanung gehören folgende Bestandteile:

  • Vergangenheitsdaten: Die Analyse vergangener finanzieller Daten, wie Umsätze, Kosten und Gewinne, ist eine wichtige Grundlage für die Budgetplanung. Sie ermöglicht es, Trends zu erkennen, saisonale Schwankungen zu berücksichtigen und realistische Annahmen für die Zukunft zu treffen.  
  • Markt- und Wettbewerbsanalyse: Es ist wichtig, die Nachfrage nach Produkten oder Dienstleistungen, die Preisgestaltung, die Kundenpräferenzen und die Wettbewerbslandschaft zu verstehen, um realistische Umsatz- und Kostenprognosen zu erstellen. Eine gründliche Analyse des Marktes und der Wettbewerbssituation ist dementsprechend essentiell in der Budgetplanung.
  • Kostenstruktur: Eine detaillierte Analyse der Kostenstruktur des Unternehmens ist unerlässlich, um die Budgetplanung zu unterstützen. Hierbei sollten alle Kostenarten identifiziert und bewertet werden, einschließlich fixer Kosten, variabler Kosten und einmaliger Kosten. Ebenso ist es wichtig, die Treiber der Kosten zu verstehen, da sie einen erheblichen Einfluss auf das Budget haben.
  • Unternehmensziele: Die Budgetplanung ist ein wichtiges Instrument für die Erreichung von Unternehmenszielen, da sie die verfügbaren Mittel in die richtigen Kanäle lenkt.  

Effizienzsteigerung durch Kostenoptimierung

Während die Budgetplanung die finanziellen Ziele im Unternehmen festlegt und die Kostenkontrolle die Ausgaben überwacht, ist es die Kostenoptimierung, die sicherstellt, dass die Ressourcen des Unternehmens effizient genutzt werden, um die finanziellen Ziele zu erreichen und gleichzeitig die Wirtschaftlichkeit und Rentabilität zu maximieren. Die enge Zusammenarbeit dieser drei Bereiche hilft Unternehmen dabei, ihre Ressourcen so einzusetzen, dass sie den größtmöglichen Mehrwert generieren.

Erkenntnisse, die in einem dieser drei Felder gewonnen werden, sind oft auch in einem der jeweils anderen Bereiche von Nutzen. Ergebnisse aus dem Kostenoptimierungsprozess können beispielsweise auch in den Budgetprozess einfließen und fördern hier einen verantwortungsvollen Umgang mit den verfügbaren finanziellen Mitteln, indem sie realistische Ausgabenziele widerspiegeln.  

Die Maßnahmen zur Kostenoptimierung im Unternehmen können unterschiedlich aussehen. Mögliche Initiativen können die Optimierung ineffizienter Geschäftsprozesse, die Reevaluierung von Lieferantenbeziehungen, die effiziente Verwaltung des Lagerbestands sowie die technische Verbesserung und Automatisierung von Prozessen durch den Einsatz von Software sein.

Zu beachten ist, dass es im Ausgabenmanagement eines Unternehmens nicht ausschließlich um unmittelbare Kostensenkungen geht. So kann beispielsweise die Implementierung neuer Technologien, die Schulung der Mitarbeitenden oder die Einführung von Automatisierungslösungen zunächst Kosten verursachen und erst langfristig zu Einsparungen führen.

Kosteneffizienz – das “New Normal”

Kostenoptimierungen, ob kurz- oder langfristig, sind gerade in der aktuellen Wirtschaftslage für viele Unternehmen von großer Bedeutung. Zahlreiche deutsche Startups hatten in den letzten Monaten mit der wirtschaftlichen Unsicherheit und den damit verbundenen Schwierigkeiten bei der Kapitalbeschaffung zu kämpfen.

Laut dem Deutschen Startup Monitor 2023 bewerten momentan nur 15 Prozent der Gründer die Investmentbereitschaft von VCs und Business Angels positiv. Dass es sich hier um mehr als nur ein Bauchgefühl handelt, bestätigt der Venture Pulse Report von KPMG. Laut diesem gab es in den ersten sechs Monaten von 2023 einen Rückgang von 61 Prozent bei den Risikokapital-Investitionen in Europa.  

Die Finanzverantwortlichen in den Startups sind dementsprechend gefordert, ihr Unternehmen effizienter aufzustellen. Hierfür rückt das Kostenmanagement in den Fokus und es gilt, Ressourcen optimal zu nutzen und Kosten zu kontrollieren – insbesondere dann, wenn Umsätze ausbleiben. Nur so können sie die Grundlage für Wachstum in einem unsicheren Marktumfeld schaffen und wirtschaftliche, technologische oder politische Hürden überwinden. Und das tun sie auch. 25,8 Prozent der im Deutschen Startup Monitor befragten Firmen führten Kostensenkungsprogramme durch. 36 Prozent fokussierten sich verstärkt auf Profitabilität. Bei Firmen mit mehr als 50 Mitarbeitern sind diese Werte mit jeweils 50,5 und 57,6 Prozent noch einmal deutlich höher.

Doch wie kann Kostenkontrolle den Weg zur Profitabilität ebnen?

Zum einen durch die Steigerung der Kosteneffizienz. Durch die Überwachung und Kontrolle der Kosten kann ein Unternehmen ineffiziente Prozesse, Verschwendung oder unnötige Ausgaben identifizieren und beseitigen. Dies ermöglicht es, die Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern, was zu einer höheren Profitabilität führt. Oft fallen bereits beim Erfassen der Zahlen Posten auf, die das Budget belasten, aber keinen nachhaltigen Mehrwert generieren. Hierzu können die Miete für zu große Büroräume, hohe Gebühren für Berater oder Kosten für eine überkomplexe Softwareausstattung zählen. Das Minimieren solcher oft unnötiger oder überhöhter Ausgaben kann die Rentabilität eines Unternehmens merklich erhöhen.

Zum anderen kann Kostenkontrolle es einem Unternehmen ermöglichen, wettbewerbsfähige Preise anzubieten, indem die Kosten niedrig gehalten werden. Dadurch lassen sich Kunden gewinnen und halten, was zur Steigerung des Umsatzes und letztendlich zur Profitabilität beiträgt. Dies kann zum Beispiel über die Reduzierung von Lohnkosten oder das Senken von Betriebskosten für Strom und Wasser geschehen.  

Des Weiteren kann die Überwachung der Kosten die Rentabilität von Projekten, Produkten und Dienstleistungen erhöhen. Unternehmen können beispielsweise die Kosten für die Beschaffung von Rohstoffen oder Dienstleistungen durch sorgfältige Verhandlungen mit Lieferanten senken. Zudem kann etwa die Überprüfung der Produktqualität dazu beitragen, Ausschuss und Retouren zu minimieren.

Durch Kostenkontrolle kann ein Unternehmen zudem finanzielle Ressourcen freisetzen, die für Investitionen genutzt werden können. Diese können in neue Technologien, Produktentwicklung oder Markterschließung fließen und so langfristig zur Steigerung der Profitabilität beitragen.

Ausblick

Die jüngere Vergangenheit hat gezeigt, dass sich das Geschäftsklima für Start- und Scaleups nicht nur positiv entwickeln kann. In wirtschaftlich schwierigen Zeiten gewinnen Maßnahmen zur Kostenkontrolle an Bedeutung. Sie können helfen, die Rentabilität zu erhöhen und die Liquidität zu verbessern. Unternehmen werden so resilienter und sind besser für Unabwägbarkeiten gewappnet.

Doch auch in sicheren Zeiten sollte Kostenkontrolle die Regel sein. Allerdings stehen hier bei vielen Unternehmen oftmals Umsatzwachstum und wachstumsorientierte Investitionsplanung im Fokus. Dabei ist es wichtig, dass sich Unternehmen der Bedeutung der Kostenkontrolle in allen wirtschaftlichen Phasen bewusst sind. In einer Umgebung, in der sich die Märkte und Geschäftsbedingungen schnell verändern, sind effektive Kostenkontrollstrategien und die Fähigkeit zur flexiblen Anpassung ein großer Wettbewerbsvorteil. Organisationen, die ihre Kosten fortwährend im Blick haben, sind in der Lage, langfristig profitabel zu sein und den Herausforderungen, die der Markt mit sich bringt, erfolgreich zu begegnen.

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