Laut einer globalen Umfrage der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte aus dem Jahr 2024 lagern 54 Prozent der befragten Unternehmen Prozesse im Finanzbereich – darunter auch die Buchhaltung – an externe Dienstleistende aus. Die Gründe dafür sind vielfältig: Manche Organisationen verfügen nicht über die notwendigen zeitlichen Ressourcen, anderen fehlt es schlichtweg an Erfahrung mit dem Thema. Gerade in Wachstumsphasen, in denen Produktentwicklung und effektive Vermarktung im Vordergrund stehen, kann die Dokumentation von Geschäftsvorfällen dadurch ins Hintertreffen geraten.
Doch auch für die Buchhaltung sollten Ressourcen allokiert werden. Geschieht dies nicht, können sich Fehler und Ungenauigkeiten einschleichen, die zu Problemen beim Jahresabschluss sowie zu Steuerrisiken führen und letztendlich das Finanzamt auf den Plan rufen können.
Eine sorgfältige und korrekte Buchführung trägt jedoch nicht nur zur Einhaltung rechtlicher Vorschriften bei, sondern hat auch Auswirkungen auf die Erfolgsaussichten eines Unternehmens. Sie kann einen klaren Einblick in dessen finanzielle Lage geben und so die Grundlage für strategische Entscheidungen schaffen.
Während die Anzahl der zu erfassenden Geschäftsvorfälle direkt nach der Gründung noch überschaubar ist und simple Buchführungslösungen ausreichen, müssen sich Gründer*innen mit steigender Zahl der zu verbuchenden Belege nach nachhaltigeren Lösungen umschauen. Um sich besser auf das Kerngeschäft konzentrieren und langfristiges Wachstum sicherstellen zu können, entscheiden sich viele Startups und Scaleups für ein Outsourcen der Buchhaltung.
Externe Buchhaltungsservices, Buchhaltungsbüros oder Interim-Buchhalter*innen können die gesamte Buchhaltung übernehmen, was insbesondere für Unternehmen mit begrenzten internen Ressourcen und limitiertem Fachwissen relevant sein kann. Eine komplette Auslagerung ist jedoch nicht in allen Fällen sinnvoll. Das gilt zum Beispiel dann, wenn Organisationen einen gewissen Grad an Kontrolle behalten und nicht sämtliche Geschäftsvorgänge extern verbuchen lassen wollen. In solchen Fällen können Finanzdienstleistende flexibel einzelne Aufgaben aus den Teilbereichen der Buchhaltung durchführen.
Diese umfassen:
und die Lohnbuchhaltung.
Auch externe Steuerberater*innen können Teile oder den gesamten Prozess der Buchhaltung übernehmen. Außerdem können sie ihre Kunden und Kundinnen vor Finanzbehörden vertreten.
Unabhängig davon, welche Services ein Startup oder Scaleup in Anspruch nimmt, empfiehlt es sich für die Gründer*innen, dass sie sich Grundkenntnisse aneignen, um die Arbeit der Dienstleistenden besser verstehen zu können.
Je nachdem, für welche der oben genannten externen Dienstleistenden ein Unternehmen sich entscheidet, können die Schritte des Outsourcings leicht variieren. Üblicherweise ist der Ablauf wie folgt:
1. Aufsetzen eines Dienstleistungsvertrags: Zu Beginn wird ein Vertrag erstellt, der zur Absicherung beider Parteien dient. Dieser regelt sowohl den Umfang der zu erbringenden Leistungen als auch den zeitlichen Rahmen für deren Umsetzung.
2. Bereitstellung von Unterlagen: Damit die Buchhaltung ordnungsgemäß erfolgen kann, müssen alle erforderlichen Unterlagen vom Auftraggeber oder von der Auftraggeberin bereitgestellt werden. Welche Dokumente das sind, ist abhängig von den vereinbarten Leistungen. Grundsätzlich sind ein Stammdatenblatt inklusive Steuer- und Betriebsnummer des Unternehmens sowie sämtliche Zahlungsnachweise notwendig.
3. Organisation der Arbeitsabläufe: Bevor der Dienstleister beziehungsweise die Dienstleisterin mit der Arbeit beginnt, sollten auf beiden Seiten feste Ansprechpartner*innen benannt werden, die für Rückfragen zur Verfügung stehen. Zudem ist im Vorfeld zu klären, wie die Übermittlung zukünftig anfallender Belege erfolgen soll. In der Regel geschieht dies digital. Falls hierfür spezielle Softwarelösungen benötigt werden, sollten diese vor Beginn der Zusammenarbeit eingerichtet und getestet werden, um von Anfang an einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
Um die Buchhaltung möglichst fehlerfrei und effizient für eine Auslagerung vorzubereiten und so Zeit- und Kosteneinsparungen beim Outsourcing zu erzielen, bietet sich die Nutzung eines leistungsfähigen Buchhaltungsprogramms an. Dieses liefert Unternehmen einen umfassenden Überblick über ihre Finanzen und erfüllt die grundlegenden gesetzlichen Vorgaben für eine ordnungsgemäße Buchführung.
Des Weiteren bieten viele Buchhaltungssoftwares die Möglichkeit, Reportings zu erstellen. Diese sind nicht nur für externe Dienstleistende wertvoll, sondern helfen dem Unternehmen dabei, bei einer Auslagerung der Buchhaltung Berichte für Investoren und Investorinnen zur Verfügung stellen zu können. Auch für den Fall, dass die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Dienstleistenden beendet wird, ist eine Software praktisch, da in dieser alle Buchungen dokumentiert sind und sie einfach vom neuen Dienstleistenden oder der internen Buchhaltung weiter genutzt werden kann.
Unternehmen, die die Buchhaltung auslagern, profitieren von einer ganzen Reihe an Vorteilen. Neben dem eingangs erwähnten Zeitgewinn für Kerntätigkeiten sind dies unter anderem die folgenden:
Umfangreiches Fachwissen
Für eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist Fachwissen essentiell. Externe Buchhalter*innen sind Spezialisten und Spezialistinnen auf ihrem Gebiet und bringen neben relevanter Expertise auch Erfahrung mit, welche sie bei verschiedenen Mandanten und Mandantinnen sammeln konnten. Sie kennen sich mit Rechnungslegungsstandards und aktuellen gesetzlichen Vorschriften aus. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Finanzdaten korrekt erfasst und gemeldet werden. Zudem können sie Optimierungsmöglichkeiten in der Buchhaltung und der Finanzverwaltung meist schneller als andere Stakeholder erkennen.
Vermeidung von Kosten
Auch wenn das Outsourcen der Buchhaltung Kosten verursacht, führt es mittelfristig oft zum Einsparen selbiger. So muss kein internes Personal speziell für die Buchführung eingestellt werden, wodurch keine Ausgaben für Recruiting, Gehälter, Sozialleistungen oder Fortbildungen anfallen. Auch bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit einem Buchhaltungsservice kommen keine arbeitsrechtlichen Probleme oder Kosten, beispielsweise durch Abfindungszahlungen, für den/die Auftragsgeber*in auf.
Des Weiteren muss Hardware weder gekauft noch instandgehalten werden und Mitarbeitende müssen nicht für die Nutzung von Buchhaltungstools geschult werden. Zudem verfügen externe Buchhalter*innen oft bereits über Finance-Tools, sodass Ausgaben für Softwares gesenkt werden können.
Geringe Risiken
Ein weiterer Vorteil des Outsourcings ist, dass Haftungsrisiken vermindert werden. Das ist aus zwei Gründen der Fall. Zum einen kennen spezialisierte externe Dienstleistende die Anforderungen des Finanzamts und gehen bei ihrer Arbeit mit der notwendigen Sorgfalt vor. Zum anderen sind Dienstleistende, abhängig vom Vertragswerk, für Fehler in der Buchhaltung zum Teil haftbar. Steuerberatungen müssen sogar in jedem Fall für Schäden haften, die ihren Mandanten und Mandantinnen durch schuldhafte Verletzungen ihrer Berufspflichten entstehen.
Bessere finanzielle Planbarkeit
Bei der Nutzung von Buchhaltungsservices müssen Unternehmen nur für tatsächlich erbrachte Dienstleistungen zahlen und es entstehen keine festen Gehaltskosten, die unabhängig von der Arbeitslast sind. Stattdessen handelt es sich im Regelfall um Fixkosten wie monatliche Servicegebühren, die gut planbar sind. Die Verwendung von Fixkosten im Rahmen des Outsourcings der Buchhaltung schafft eine klare Kostenstruktur. Diese ermöglicht es Unternehmen, ihre Finanzen besser zu steuern und ihre Ressourcen effizienter einzusetzen.
Schnelle Antwort auf den Fachkräftemangel
Aufgrund des Fachkräftemangels ist Personal für den Finanzbereich derzeit nicht einfach zu finden. Laut einer Studie der Unternehmensberatung Horváth & Partners waren im Dezember 2022 elf Prozent der Stellen in Finance- und Controlling-Abteilungen unbesetzt. Zu einem ähnlichen Ergebnis kommt auch der Fachkräfteindex des Rekrutierungsunternehmens Hays. Laut Index erreichte die Nachfrage nach Finanzfachkräften 2023 einen Höchststand und war 2024 nur leicht rückläufig. Unternehmen müssen daher einen großen Aufwand betreiben, um gute Mitarbeitende zu finden. Buchhaltungsservices sind dementsprechend für viele Firmen eine interessante Alternative. Sie sind in der Regel schneller einsatzbereit, da sie bereits über ein Team von Buchhaltern und Buchhalterinnen und die erforderlichen Ressourcen verfügen. Ein aufwendiger und zeitintensiver Einstellungsprozess kann somit vermieden werden.
Trotz der genannten Vorteile stellt sich für viele Unternehmer*innen die Frage, wie sinnvoll ein Outsourcen der Buchhaltung wirklich ist. Schließlich gibt es auch Aspekte, die für ein Selbermachen der Buchhaltung sprechen. Vor allem für Selbstständige und freiberuflich Tätige kann es aus Kostenperspektive Sinn ergeben, die Buchhaltung in Eigenregie zu erledigen. Schließlich lässt sich diese mit der richtigen Software in Umfeldern mit einem geringen Headcount vergleichsweise gut selbst bewältigen, auch wenn dies einen zeitlichen Mehraufwand bedeutet.
Ein weiteres Argument für eine interne Buchhaltung ist die vollständige Kontrolle über die Prozesse. Bei ausgelagerten Aufgaben können Auftraggeber*innen nicht immer uneingeschränkt auf die dazugehörigen Daten und Informationen zugreifen, was nachteilig sein kann, wenn Dienstleistende beispielsweise Fristen nicht einhalten oder nicht die gewünschte Qualität liefern. Treten derartige Probleme auf, sind Organisationen, die ihre Prozesse ausgelagert haben, darauf angewiesen, dass die externe Partei diese zuverlässig löst.
Dennoch gilt, je größer ein Unternehmen ist, desto komplexer sind auch die Anforderungen an die Buchführung und das Thema kann für das Management zu einem erheblichen Zeitfresser werden, da die Routine fehlt. Mit einem höheren Betriebsergebnis steigt die Komplexität und konsequenterweise der Aufwand in der Buchhaltung. Dadurch müssen mehr Ressourcen beansprucht werden. Die Auslagerung von Buchhaltungsaufgaben kann zu einer Entlastung führen und ist für Startups, Scaleups, aber auch für kleinere und mittlere Unternehmen (KMUs) dementsprechend eine attraktive Option.
Ob ein Outsourcen der Buchhaltung für ein Unternehmen Sinn ergibt, muss schlussendlich individuell entschieden werden. Fühlen sich die Gründer*innen durch ihr Kerngeschäft ausgelastet, haben keine Zeit für Weiterbildungen im Rechnungswesen und wollen Fehler in der Buchhaltung vermeiden, sollte eine Auslagerung der Buchführung in Erwägung gezogen werden.
Organisationen bringen unterschiedliche Voraussetzungen mit, denen nicht alle Dienstleistenden gleichermaßen gerecht werden können. Um Risiken zu vermeiden und die bestmögliche Unterstützung für das eigene Unternehmen zu finden, sollte bei der Wahl von Buchhaltungsservices daher immer geprüft werden, ob die folgenden Kriterien erfüllt sind:
Passende Branchenkenntnisse: Externe Buchhalter*innen, die bereits Unternehmen aus derselben Branche unterstützt haben, kennen die spezifischen Herausforderungen und können passgenaue Lösungen anbieten.
Gute Erreichbarkeit: Eine unkomplizierte Erreichbarkeit der Dienstleistenden ist grundlegend für eine gute Zusammenarbeit. Besonders praktisch ist es, wenn die Kommunikation über Kanäle erfolgt, die das Unternehmen, das den Auftrag erteilt, bereits intern nutzt. Dadurch wird auch auf Client-Seite das Risiko verringert, dass wichtige Nachrichten übersehen oder verspätet beantwortet werden.
Kostentransparenz: Es sollte von Anfang an klar sein, welche Leistungen zu welchen Preisen erbracht werden. Eine detaillierte Kostenaufstellung hilft, versteckte Gebühren oder unerwartete Ausgaben zu vermeiden. So wird das Risiko für Missverständnisse gesenkt und die Budgetplanung für den/die Auftraggeber*in erleichtert.
Sichere Datenschutzbestimmungen: Da in der Buchhaltung sensible finanzielle und personelle Daten verarbeitet werden, sind hohe Datenschutzstandards unerlässlich. Dienstleistende müssen sichere Kanäle zum Informationsaustausch nutzen und sicherstellen, dass alle Datenschutzvorschriften eingehalten werden. Es ist sinnvoll, auf entsprechende Zertifizierungen wie ISO 27001 zu achten. Diese belegen, dass Unternehmen Informationssicherheits-Managementsysteme implementiert haben, die zuverlässigen Schutz gewährleisten.
Breites Leistungsspektrum: Auch wenn es nicht immer notwendig ist, kann es von Vorteil sein, wenn externe Dienstleistende zusätzlich zur Buchhaltung auch Services in anderen Finanzbereichen, beispielsweise der Finanzplanung, abdecken. Auftraggeber*innen können bei Bedarf direkt auf diese Zusatzleistungen zugreifen. Da der/die externe Buchhalter*in mit den individuellen Umständen des Unternehmens vertraut ist, können ergänzende Leistungen schneller umgesetzt werden als bei der Hinzuziehung neuer Anbieter*innen.
Abhängig von den Qualifikationen der Dienstleistenden können die Preise für Buchhaltungsservices stark variieren. Steuerberater*innen kosten beispielsweise oft mehr als Buchhalter*innen, da ihr Aufgabenbereich breiter und die Verantwortung größer ist. Hinzu kommt, dass Steuerberater*innen eine längere und tendenziell anspruchsvollere Ausbildung absolvieren.
Die Anforderungen eines Unternehmens beeinflussen ebenfalls die Höhe der Ausgaben für die Auslagerung der Buchhaltung. Beläuft sich die Arbeit nur auf grundlegende Buchführungsdienste, sind die Kosten bei vergleichbarem Umfang der Tätigkeiten niedriger als bei komplexen Aufgaben wie Steuerplanung und -vorbereitung.
Zudem kann das Preismodell je nach Dienstleistenden unterschiedlich aussehen. Während einige Anbieter*innen einen Stundensatz berechnen, verlangen andere einen Pauschalpreis, bieten Pakete für eine bestimmte Anzahl an Buchungen an oder skalieren die Preise in Abhängigkeit vom Umfang der Buchhaltungsarbeiten.
Weitere Faktoren, die eine Rolle spielen, sind die Komplexität des Geschäfts der auftraggebenden Person, die erwünschte Frequenz der Buchführung, die Vertragsdauer und der Standort des Dienstleisters oder der Dienstleiterin.
In einer Befragung der Prüfungs- und Beratungsgesellschaft RSM Ebner Stolz aus dem Jahr 2024 gibt ein Drittel der Studienteilnehmer*innen an, KI im Rechnungswesen ihres Unternehmens einzusetzen. Eine Zahl, die künftig voraussichtlich steigen wird, denn in einer Studie der PwC Deutschland berichten 59 Prozent der befragten Personen davon, aktuell an einer digitalen Transformation der Finanzfunktion ihres Unternehmens zu arbeiten und 62 Prozent äußerten, bei derartigen Umformungen KI für relevant zu halten.
Die wachsende Bedeutung von KI lässt sich nicht nur in internen Finanzabteilungen, sondern auch bei Buchhaltungsservices erkennen. Externe Buchhalter*innen können diese Technologie in verschiedenen Bereichen einsetzen, um Zeit und Ressourcen bei ihren Aufträgen zu sparen. Beispielsweise lassen sich Standardprozesse wie die Belegverarbeitung automatisieren: KI-gestützte Systeme können Belege auslesen und verbuchen, wodurch manuelle Fehler vermieden werden. Auch die Durchführung automatisierter Compliance-Prüfungen ist möglich. Mit intelligenten Systemen lassen sich Finanzdaten in Echtzeit auf Übereinstimmung mit gesetzlichen Vorgaben überprüfen, wodurch potenzielle Risiken frühzeitig erkannt werden können.
Durch weitere technologische Fortschritte kann die Effizienz KI-gestützter Prozesse in der Buchhaltung künftig voraussichtlich noch weiter gesteigert werden. Doch diese Entwicklung bringt auch Herausforderungen mit sich, etwa die Integration der erforderlichen Technologien, die Umsetzung strenger Datenschutzmaßnahmen und die Notwendigkeit kontinuierlicher Weiterbildungen. Unternehmen, die Buchhaltungsservices anbieten, stehen somit vor der Aufgabe, frühzeitig die Grundlagen für den Einsatz von KI zu schaffen, um auch künftig mit den Entwicklungen Schritt halten und wettbewerbsfähig bleiben zu können.
Insgesamt bietet die Auslagerung der Buchhaltung für Unternehmen viele Vorteile, einschließlich Fehlervermeidung, Fachwissen, Zeitersparnis, Kosteneinsparungen und die Möglichkeit, sich auf das Wachstum und die Entwicklung des Geschäfts zu konzentrieren. Angesichts dessen lässt sich vermuten, dass sich die Nachfrage nach Outsourcing-Services in den kommenden Jahren erhöhen wird.
Im Bereich der Buchhaltung lässt sich diese zu erwartende Entwicklung auf mehrere Faktoren zurückführen. Zum einen wird es für Organisationen durch die zunehmende Komplexität der Compliance-Anforderungen immer schwerer, die Rechtskonformität ihrer Buchhaltung intern zu gewährleisten. Zum anderen ist aufgrund des demografischen Wandels auch in naher Zukunft keine Entspannung der Fachkräftesituation im Finanzbereich zu erwarten, sodass es für Unternehmen weiterhin eine Herausforderung bleiben wird, qualifizierte Buchhalter*innen zu gewinnen. Darüber hinaus macht die fortschreitende Digitalisierung Outsourcing immer attraktiver. Dienstleistende sind durch den Einsatz neuer Technologien zum Teil bereits heute in der Lage, einzelne Schritte der Buchhaltung zu automatisieren und ihren Service damit schneller und kostengünstiger zu gestalten. Interne Buchhaltungen können häufig nicht die gleiche Effizienz bei ihren Abläufen erreichen, da Aufbau und Wartung der dafür erforderlichen Systeme Fachwissen erfordern, das vielen Organisationen fehlt.
Ob eine Auslagerung der Buchhaltung angestrebt werden soll, hängt dennoch immer von den individuellen Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens ab. Unabhängig davon, wie die Entscheidung schlussendlich ausfällt, empfiehlt es sich vor allem für junge Unternehmen, eine erste Beratung in Anspruch zu nehmen, um Fehler so früh wie möglich zu vermeiden und die Grundlage für eine verlässliche Buchhaltung zu schaffen.