Definition
Der Jahresabschluss nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) dient dazu, die Buchführung rechnerisch für das jeweilige kaufmännische Geschäftsjahr abzuschließen. Er ist eine wichtige Verpflichtung für Unternehmen in Deutschland.
Relevanz des Jahresabschlusses
Der Jahresabschluss gibt relevanten Interessensgruppen wie Gläubigern und Gläubigerinnen oder Aktionären und Aktionärinnen einen klaren Einblick in die Geschäftsergebnisse und das Betriebsvermögen eines Unternehmens und bildet die Grundlage für die Rechnungslegung über die abgelaufene Periode. Darüber hinaus ist er die Bemessungsbasis für die Besteuerung und für Ausschüttungen an die Anteilseigner*innen, zum Beispiel Dividenden. Er dient zudem zur systematischen Dokumentation der durch die Buchführung erfassten Geschäftsvorfälle sowie der finanz- und leistungswirtschaftlichen Sachverhalte. Der Jahresabschluss bildet die Bemessungsgrundlage für Unternehmensplanung und -entscheidungen und für die Beurteilung durch Financiers und Investoren und Investorinnen im Rahmen von Finanztransaktionen wie Kreditvergaben und Übernahmen. Weist ein Jahresabschluss eklatante Defizite auf oder fehlt er vollständig, gilt die Buchführung nach HGB als nicht ordnungsgemäß und es können rechtliche Konsequenzen drohen.
Zur Ermittlung der Rechtsfolge bedarf es im Einzelfall der Bestimmung der Schwere des Fehlers. Liegt bei Kapitalgesellschaften beispielsweise ein Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften vor, die zum Schutz der Gläubiger und Gläubigerinnen der Gesellschaft dienen, ist der Abschluss gemäß § 256 Absatz 1 Satz 1 Aktiengesetz (AktG) nichtig. Handelt es sich um Verstöße, die offensichtlich und damit unvertretbar sind, können gemäß § 331 HGB sowie § 283b Strafgesetzbuch (StGB) Geld- oder Freiheitsstrafen erlassen werden.
Unterschied zum Jahresabschluss nach IFRS
Kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften mit Pflicht zur Konzernrechnungslegung müssen gemäß § 315e HGB neben einem Jahresabschluss nach HGB auch einen Abschluss, der den Vorschriften des „International Financial Reporting Standards“ (IFRS) genügt, erstellen. Auch wenn diese Standards in der Regel nicht rechtlich bindend sind, sind sie Voraussetzung für die Aufnahme in Teilbereiche des regulierten Marktes wie den Prime oder General Standard. Im Gegensatz zum HGB, das mit seinen Vorschriften primär Gläubiger und Gläubigerinnen insolventer Unternehmen schützen möchte, fokussieren sich die IFRS auf eine faire Vergleichbarkeit der Gewinnsituation von global tätigen Unternehmen.
Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?
Nach § 242 HGB sind Kaufleute und Unternehmen, die nach § 238 HGB zu einer doppelten Buchführung verpflichtet sind, grundsätzlich zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet. Als Kaufleute gelten Unternehmen, die ein Handelsgewerbe betreiben. Hierzu zählen Personengesellschaften (OHG, KG, GbR), Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG) und alle Organisationen, die eine Kapitalgesellschaft & Co (GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, UG & Co. KG) sind. Einzelunternehmer*innen müssen erst dann einen Jahresabschluss erstellen, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Jahresumsatz von mehr als 600.000 Euro haben, eine Bilanzsumme von 350.000 Euro überschreiten oder mehr als zehn Mitarbeitende beschäftigen. Fallen sie unter diese Grenze, müssen sie lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen. Das gilt auch für Freiberufler*innen und Kleingewerbetreibende, für die keine Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses besteht. Genossenschaften, Stiftungen und Vereine sind nur unter bestimmten Bedingungen dazu verpflichtet, einen rechnerischen Abschluss des Geschäftsjahres zu erstellen.
Welche Bestandteile hat ein Jahresabschluss nach HGB?
Ein nach HGB erstellter Jahresabschluss besteht aus mindestens zwei Teilen: der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Abhängig von der Rechtsform des Unternehmens kommen zusätzliche Bestandteile hinzu.
Bei Einzelkaufleuten und Personengesellschaften besteht der Jahresabschluss aus den beiden zuvor genannten Teilen.
Kapitalgesellschaften müssen neben der Bilanz und der GuV einen Anhang und teilweise auch einen Lagebericht anfügen. Der Anhang bietet zusätzliche Informationen zu den Posten der GuV sowie der Bilanz. Er dient dem Zweck, die tatsächliche Finanzlage eines Unternehmens darzulegen, um die Inhalte des Jahresabschlusses nachvollziehbarer zu gestalten. Zudem lässt sich durch den Anhang die Aussagekraft der Zahlen der Bilanz und der GuV durch Dritte bewerten. Der Lagebericht stellt die aktuelle Lage des Unternehmens dar. Er umfasst eine Analyse des Geschäftsverlaufs des Bilanzjahres sowie Prognosen für den weiteren Verlauf.
Für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften ist neben dem Anhang und dem Lagebericht auch das Anfügen einer Kapitalflussrechnung erforderlich. In dieser werden die Zahlungsströme, also sowohl die Herkunft als auch die Verwendung liquider Mittel, dargestellt. Darüber hinaus müssen sie dem Jahresabschluss einen Eigenkapitalspiegel beifügen. Dieser zeigt Änderungen des Eigenkapitals innerhalb des Bilanzjahres auf.
Die Kapitalflussrechnung ist nach HGB im Regelfall kein Pflichtbestandteil. Der handelsrechtliche Jahresabschluss nicht konzernrechnungslegungspflichtiger kapitalmarktorientierter Kapitalgesellschaften ist hier jedoch eine Ausnahme. Das Anfügen eines Segmentberichts hingegen ist für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften freiwillig. Der Segmentbericht gibt Einblick in den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens, untergliedert in seine einzelnen Segmente, also Geschäftsbereiche. Die Segmentierung erfolgt beispielsweise in geografische Märkte, Tätigkeitsbereiche oder Zielgruppen. Ziel des Berichts ist es, potenziellen Kapitalgebern und Kapitalgeberinnen mehr Transparenz hinsichtlich der Chancen und Risiken des Unternehmens zu bieten.
Was sind die Fristen für den Jahresabschluss?
Die Fristen für das Einreichen des Jahresabschlusses beim zuständigen Finanzamt variieren abhängig von der Rechtsform und bei Kapitalgesellschaften zudem je nach Unternehmensgröße. Maßgebend sind die vom Gesetzgeber in § 243 Abs. 3 HGB für alle Kaufleute vorgegebenen Vorschriften, die für Einzelabschlüsse gelten. Für Konzernabschlüsse gelten diese ebenfalls, sofern die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beachtet werden und Klarheit sowie Übersichtlichkeit gemäß § 297 Abs. 2 Satz 1 und 2 HGB gewährleistet sind. Für Kapitalgesellschaften wird § 243 Abs. 3 HGB in § 264 Abs. 1 HGB konkretisiert.
Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften beträgt die ordnungsgemäße Frist sechs bis neun Monate. Diese müssen ihren Jahresabschluss also bis spätestens neun Monate nach Ende des jeweiligen Geschäftsjahres einreichen.
Kapitalgesellschaften müssen abhängig von ihrer Größe zu unterschiedlichen Fristen den Abschluss für die vorausgegangene Geschäftsperiode erstellen. Die Größe wird dabei über drei Parameter festgelegt – die Bilanzsumme, den Umsatz und die Mitarbeiteranzahl – wobei bei mindestens zwei dieser drei Parameter der vorgegebene Wert nicht überschritten werden darf.
So sind Kleinstkapitalgesellschaften als solche definiert, wenn zwei der drei folgenden Kriterien erfüllt sind: eine Bilanzsumme von unter 350.000 Euro, ein Umsatz von unter 700.000 Euro und weniger als zehn Mitarbeitende. Unternehmen, die dieser Definition entsprechen, haben eine Frist von sechs Monaten.
Kleine Kapitalgesellschaften müssen entweder eine Bilanzsumme von 350.000 bis sechs Millionen Euro und/oder 700.000 bis zu zwölf Millionen Euro Umsatz und/oder zehn bis 50 Mitarbeitende haben, um als solche eingestuft zu werden. Auch hier gilt eine Frist von sechs Monaten.
Mittelgroße Kapitalgesellschaften müssen entweder eine Bilanzsumme von sechs bis 20 Millionen Euro und/oder zwölf bis 40 Millionen Euro Umsatz und/oder 50 bis 250 Mitarbeitende haben, um als solche zu gelten und haben dann eine Frist von drei Monaten.
Auch große Kapitalgesellschaften haben eine Frist von drei Monaten. Diese zeichnen sich durch eine Bilanzsumme von über 20 Millionen Euro und/oder einen Umsatz von über 40 Millionen Euro und/oder über 250 Mitarbeitende aus.
Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist der Jahresabschluss beispielsweise für große Kapitalgesellschaften bis zum 31. März des Folgejahres einzureichen. Ein Antrag auf Fristverlängerung ist in vielen Fällen jedoch möglich.
Wer muss den Jahresabschluss veröffentlichen?
Gemäß § 325 HGB sind Kapitalgesellschaften dazu verpflichtet, ihren Jahresabschluss beim Bundesanzeiger zu veröffentlichen. Hierzu zählen UGs, AGs, GmbHs, SEs, Kommanditgesellschaften und Handelsgesellschaften sowie Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person Vollhafter*in ist. Die Frist für die Veröffentlichung beträgt zwölf Monate nach Ablauf der jeweiligen Geschäftsperiode. Die konkreten Offenlegungsregelungen für die unterschiedlichen Rechtsformen finden sich in § 325 bis 329 HGB. Wenn die Offenlegung nicht fristgerecht erfolgt, ist dies ein sanktionsbewehrter Verstoß gegen das Gesetz und das Bundesamt für Justiz ist dazu berechtigt, ein Ordnungsgeld zu verhängen.
In welchem Umfang muss der Jahresabschluss veröffentlicht werden?
Um zu ermitteln, in welchem Umfang die Offenlegungspflicht für ein Unternehmen greift, wird dieselbe Unterteilung in Größenklasse, wie bei der Bestimmung der Frist des Jahresabschlusses, zugrunde gelegt.
Für große Kapitalgesellschaften ist eine Offenlegung aller in § 325 Absatz 1 HGB vorgegebenen Unterlagen erforderlich. Dazu zählen neben dem Jahresabschluss unter anderem auch der Lagebericht sowie der Bericht des Aufsichtsrats. Gleiches gilt für mittelgroße Kapitalgesellschaften. Allerdings werden gemäß § 327 HGB an mittelgroße Kapitalgesellschaften reduzierte Anforderungen bei der Offenlegungspflicht gestellt, was unter anderem den Umfang des Anhangs begrenzt.
Gleiches gilt gemäß § 326 HGB für kleine Kapitalgesellschaften. Für sie besteht lediglich eine Pflicht zur Veröffentlichung der Bilanz sowie des Anhangs. Die Gewinn- und Verlustrechnung muss nicht offengelegt werden. Für Kleinstkapitalgesellschaften ist gemäß § 326 HGB die Offenlegung des Anhangs nicht erforderlich.
Wie wird ein Jahresabschluss erstellt?
Der Jahresabschluss wird bei den meisten Unternehmen durch die innerbetriebliche Buchhaltung erstellt. Verfügt der Betrieb über keine entsprechende Abteilung, werden die notwendigen Arbeitsschritte an eine*n Wirtschaftsprüfer*in oder Steuerberater*in ausgelagert. Für die Erstellung müssen zunächst die Buchführung und die Inventur des Unternehmens abgeschlossen werden. Auf dieser Basis können im Anschluss die Bilanz, die GuV sowie der Anhang erstellt werden.
Wenn das Unternehmen nicht gesetzlich zur Prüfung verpflichtet ist, kann eine freiwillige Prüfung durch eine*n Wirtschaftsprüfer*in durchgeführt werden.
Nach Fertigstellung werden die Jahresabschlussdokumente vom Geschäftsführer oder der Geschäftsführerin unterschrieben und gegebenenfalls von einem Wirtschaftsprüfer oder einer Wirtschaftsprüferin oder einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin testiert. Die Unterlagen müssen dann je nach den gesetzlichen Anforderungen beim zuständigen Registergericht eingereicht und veröffentlicht werden.
Was ist die gesetzliche Prüfungspflicht und für wen gilt sie?
Eine Prüfungspflicht liegt vor, wenn ein Unternehmen gesetzlich verpflichtet ist, den Jahresabschluss durch eine*n Wirtschaftsprüfer*in prüfen zu lassen. Sie dient dem Ziel, sicherzustellen, dass der Abschluss den gesetzlichen Bestimmungen entspricht und die tatsächlichen Verhältnisse des Unternehmens darstellt. Neben der Buchhaltung werden im Rahmen der Prüfung auch alle weiteren erforderlichen Bestandteile, wie Bilanz, GuV, Lagebericht oder Anhang, auf Vollständigkeit überprüft.
Im Anschluss an die Prüfung hält der/die Wirtschaftsprüfer*in die Erkenntnisse sowie den Verlauf seiner/ihrer Prüfung schriftlich in einem Prüfungsbericht fest. Erfüllt der Jahresabschluss alle Vorgaben, stellt der/die Prüfer*in einen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk aus. Ist eine hinreichend sichere Beurteilung nicht möglich oder bestehen Beanstandungen, gibt er/sie stattdessen einen eingeschränkten Bestätigungsvermerk oder einen Versagungsvermerk ab.
Ob eine Prüfungspflicht vorliegt, richtet sich nach der Größe der Kapitalgesellschaft. Eine Pflicht gilt sowohl für mittelgroße als auch große Kapitalgesellschaften. Kleine Unternehmen sind hiervon befreit.