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Definition
Der Monatsabschluss nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) ist ein Abschluss der Buchhaltung, basierend auf der Gegenüberstellung aller Einnahmen und Ausgaben des vergangenen Monats. Er zählt, wie der Quartals- oder Halbjahresbericht, zu den sogenannten Zwischenberichten und damit als Unterform des Jahresabschlusses.
Gibt es eine Pflicht zum Monatsabschluss?
Der Monatsabschluss ist nicht verpflichtend. Die Pflicht zur Zwischenberichterstattung, die für börsennotierte Unternehmen seit 1986 gilt, umfasst im Regelfall nur einen Halbjahresabschluss als Ergänzung zum Jahresabschluss. Im Gegensatz zum Monatsabschluss ist die Durchführung eines Jahresabschlusses für Kaufleute verpflichtend. Befreit sind einzig Selbstständige und Kleinunternehmer, die weniger als 600.000 € Umsatz und 60.000 € Gewinn in den vergangenen zwei Jahren erzielt haben. Diese müssen nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen.
Was sind die Vorteile vom Erstellen eines Monatsabschlusses?
Auch wenn der Monatsabschluss nicht verpflichtend ist, ist er für viele Unternehmen von großer Bedeutung. Er gibt einen umfassenden Überblick über die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens und dient insbesondere dem Controlling als wertvolle Informationsquelle. Zeigt der Monatsabschluss negative Entwicklungen auf, werden diese frühzeitig und nicht erst zum Abschluss des Jahres erkannt, wodurch ihnen zeitnah entgegengewirkt werden kann.
Darüber hinaus erleichtert das regelmäßige Erstellen von Monatsabschlüssen die Arbeit an Quartals-, Halbjahres- und Jahresabschlüssen erheblich. Potenzielle Fehler in diesen Abschlüssen werden minimiert, da die einzelnen Komponenten bereits im Rahmen der Monatsabschlüsse überprüft werden.
Zudem ermöglichen sie Unternehmen, je nach Umfang, jeden Monat nahezu abschlussbereit zu sein, da alle Belege der vergangenen Monate organisiert vorliegen. Dies schafft auch für Audits oder Betriebsprüfungen eine optimale Ausgangslage, was besonders großen Unternehmen mit vielen Geschäftsvorfällen zugutekommt.
Außerdem vervollständigt der monatliche Abschluss die Finanzunterlagen eines Unternehmens und vermittelt so Transparenz an Dritte, wie Investoren.
Welche Nachteile bestehen beim Erstellen eines Monatsabschlusses?
Trotz der Vorteile kann das Erstellen eines Monatsabschlusses ein Unternehmen vor Hürden stellen. Während der Jahresabschluss nur einmal jährlich anfällt, kostet die Erstellung des Monatsabschlusses zwölfmal pro Jahr zeitliche Ressourcen. Um zu gewährleisten, dass der erforderliche Arbeitsaufwand bewältigt werden kann, kann die Bereitstellung von zusätzlichem Personal erforderlich sein. Falls das nicht umsetzbar ist, ist gegebenenfalls eine Umverteilung der bisherigen innerbetrieblichen Personalressourcen notwendig. Das kann zu einer Überlastung einzelner Mitarbeiter führen oder die Effizienz anderer Prozesse beeinträchtigen. Letztendlich erfordert die Planung zum Erstellen eines Monatsabschlusses daher eine sorgfältige Abwägung der Mittel und Prioritäten, um sicherzustellen, dass die damit verbundenen Nachteile minimiert werden können.
Die kurzen Abstände zwischen den einzelnen Monatsabschlüssen bedeuten zudem, dass die Vorlaufzeit für die Zusammenstellung aller notwendigen Unterlagen erheblich kürzer ist als beim Jahresabschluss. Das erhöht den Druck der Buchhaltung, alle erforderlichen Dokumente rechtzeitig zu beschaffen. Fehlende Unterlagen, beispielsweise von Mitarbeitern, nachzufordern, kostet Zeit. Soll der Abschluss dennoch zu einem festen Tag vorliegen, besteht das Risiko, dass dieser unvollständig und damit ungenau ist. Auch liegen nicht immer Echtzeitdaten vor. Werden Rechnungen erst im Nachhinein erfasst, muss der Monatsabschluss im Anschluss angepasst werden. Das erfordert erneut Zeitaufwand.
Bestandteile des Monatsabschlusses
Ein Monatsabschluss umfasst wie der Jahresabschluss verschiedene Berichte, die die finanzielle Lage des Unternehmens darstellen. Da keine Pflicht zur Erstellung des Monatsabschlusses und damit auch kein vorgegebener Aufbau besteht, kann dieser je nach den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens variieren.
Zu den typischen Bestandteilen eines Monatsabschlusses zählen die folgenden:
Monatsbilanz: Die Monatsbilanz ist eine Momentaufnahme der finanziellen Lage des Unternehmens, also der Vermögenswerte und Verbindlichkeiten, am Ende eines jeweiligen Monats.
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Die GuV dokumentiert die Einnahmen und Ausgaben während des Monats und ermittelt letztendlich, ob das Unternehmen einen Gewinn oder Verlust verzeichnet hat.
Cashflow-Statement: In der Cashflow-Rechnung werden die Geldbewegungen des Unternehmens für den Monat dargestellt, was dessen Liquidität widerspiegelt.
Anhang: Der Anhang liefert zusätzliche Informationen zu den Zahlen in der Bilanz und der GuV.
Je nach den Bedürfnissen des Unternehmens können darüber hinaus auch andere Berichte und Analysen Teil des Monatsabschlusses sein.
Zu welchem Zeitpunkt sollte der Monatsabschluss erstellt werden?
Die Erstellung des Monatsabschlusses unterliegt keiner verpflichtenden Frist, jedoch ist es empfehlenswert, diesen so zeitnah wie möglich nach Ende des Monats anzufertigen, um sicherzustellen, dass stets aktuelle Finanzdaten des Unternehmens verfügbar sind. Außerdem ermöglicht eine frühzeitige Erstellung des Monatsabschlusses es dem Management, schnell auf finanzielle Entwicklungen zu reagieren, potenzielle Probleme zu identifizieren und fundierte Entscheidungen treffen zu können. Unternehmen haben die Möglichkeit, interne Fristen oder Richtlinien festzulegen, um sicherzustellen, dass der Abschluss zeitnah durchgeführt wird.
Der Begriff "fast close" wird verwendet, wenn der Monatsabschluss bereits innerhalb von bis zu 5 Werktagen nach dem Monatsende fertiggestellt wird. Dieses Prinzip wird besonders bei Unternehmen angewendet, bei denen Investoren oder andere Personengruppen regelmäßig aktualisierte Finanzdaten benötigen, um künftige Handlungen zu beschließen. Gehen bei einem “fast close” Rechnungen erst nach Abschluss ein, werden diese üblicherweise als periodenfremder Aufwand für den Folgemonat verbucht.
Wie wir der Monatsabschluss vorbereitet?
Gerade wenn eine zeitnahe Erstellung des Monatsabschlusses vereinbart wurde, bleibt nach Ende des Geschäftsmonats nur wenig Zeit hierfür. Kommt es in diesem Zeitraum unerwartet zu Krankenständen oder anderen Hindernissen, kann die Frist nicht immer eingehalten werden. Deshalb empfiehlt es sich, bereits während des laufenden Monats Vorbereitungen für den Monatsabschluss zu treffen. Wichtig hierfür ist, dass der Ablauf und die Zuweisung der Aufgaben eindeutig geregelt sind. Während des laufenden Monats können die folgenden Punkte bereits erledigt werden, um anschließend einen reibungslosen Abschlussprozess zu gewährleisten:
Organisation von Belegen: Eingehende Belege sollten zeitnah nach Eingang und nicht erst am Ende des Monats erfasst, auf Vollständigkeit geprüft und, sofern sie in Papierform eingegangen sind, digitalisiert werden. So können Fehler oder Unstimmigkeiten erkannt und umgehend geklärt werden. Die direkte Prüfung aller Nachweise erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass am Ende des Monats alle Unterlagen fehlerfrei vorliegen.
Zeitnahe Buchung: Zudem können die Geschäftsvorfälle der eingegangenen Belege auch bereits vor Abschluss, beispielsweise wöchentlich, gebucht werden. Werden alle relevanten Transaktionen zeitnah erfasst, ermöglicht dies einen reibungslosen Abschlussprozess. Zudem liegt so auch unterhalb des Monats stets eine aktuelle, aussagekräftige Datenbasis vor.
Abgrenzungen beachten: Es ist wichtig, eine periodengerechte Abgrenzung vorzunehmen. Das beinhaltet die korrekte Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben zu dem Zeitraum, in dem sie tatsächlich anfallen, unabhängig davon, wann sie abgerechnet werden. Um eine korrekte Auswertung zu erzielen, sollten Kosten, die beispielsweise nur einmal jährlich anfallen, sich aber über das ganze Jahr erstrecken, monatlich verbucht werden. Dazu zählen unter anderem anfallende Zinsen oder Kosten für Versicherungen.
Rückstellungen berücksichtigen: Auch das Buchen von Rückstellungen ist ein wichtiger Schritt der Vorbereitung für den Monatsabschluss. Es umfasst die Identifizierung ungewisser Verbindlichkeiten, ihre Buchung als Passivposten in der Bilanz und die anschließende Überprüfung und Anpassung während des Abschlussprozesses. Durch diesen Schritt wird sichergestellt, dass potenzielle Verbindlichkeiten angemessen berücksichtigt werden.
Abschreibungen vornehmen: Die Erfassung der Wertminderung von Vermögenswerten im Laufe des Monats ist bedeutsam, um die finanzielle Leistung des Unternehmens korrekt darzustellen.
Strukturiertes Ablagesystem erstellen: Da die Monatsabschlüsse eine wesentliche Grundlage für den Jahresabschluss bilden, ist es unerlässlich, einen dauerhaften, unkomplizierten Zugriff auf sämtliche erstellte Unterlagen zu gewährleisten. Eine sorgfältig durchdachte, digitale Ablage spart zukünftig Arbeitsaufwand.
Wie wird ein Monatsabschluss erstellt?
Der Prozess für einen Monatsabschluss kann, wie seine Bestandteile, je nach Unternehmen stark variieren. Dennoch lässt er sich für einen Großteil der kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie Startups in den folgenden fünf Schritten zusammenfassen. In welchem Umfang die einzelnen Punkte am Ende des Monats absolviert werden müssen, ist abhängig davon, wie viel bereits während des laufenden Monats vorbereitet wurde:
1. Zunächst erfolgt die Überprüfung und Kategorisierung aller Eingangsrechnungen (Debitorenbuchhaltung) und Ausgangsrechnungen (Kreditorenbuchhaltung) des abgelaufenen Monats, um sicherzustellen, dass die Einnahmen und Ausgaben korrekt erfasst wurden. Liegen Fehlbuchungen vor, müssen diese korrigiert werden.
2. Anschließend werden alle Buchungen mit Datum in das sogenannte Journal übertragen, in dem alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens vollständig und in chronologischer Reihenfolge aufgeführt werden.
3. Im dritten Schritt werden alle Transaktionen mit den Bewegungen auf den verschiedenen Bankkonten abgeglichen. Zu den zu überprüfenden Konten zählen unter anderem Bankkonten, Forderungen, Kassenbestände und Verbindlichkeiten.
4. Darauf folgt die Prüfung der Aktiva und Passiva, einschließlich der Identifizierung und Dokumentation des aktuellen Anlagevermögens und der Barmittel. Änderungen aufgrund von Anschaffungen oder Transaktionen sollten hierbei vermerkt werden, um ein akkurates Bild der finanziellen Situation im Unternehmen zu gewährleisten. Des Weiteren sollten alle Darlehen dokumentiert und die Rückzahlungshistorie aufgezeichnet werden. Das ist wichtig, um rechtliche Risiken zu minimieren, finanzielle Transparenz für Stakeholder wie Investoren zu schaffen und finanziell besser planen zu können.
5. Im letzten Schritt werden die Berichte des Monatsabschlusses erstellt. Dafür müssen alle Monatsumsätze der unterschiedlichen Buchführungskonten auf die Konten des Hauptbuches übertragen werden. Im Anschluss werden diese geschlossen und ihre Salden ermittelt, damit diese Beträge dann in die GuV und die Bilanz übertragen werden können. Dann werden die erstellten Berichte mit den Budgetverantwortlichen besprochen und analysiert. Zeigt der Monatsabschluss starke Abweichungen auf, müssen diese begründet werden. Zudem kann es in diesem Fall sinnvoll sein, weitere Analysen durchzuführen. Liegen alle Daten vor, kann abschließend basierend auf den Informationen des Monatsabschlusses ein Maßnahmenkatalog sowie ein Forecast durch das Controlling erstellt werden.
Mit unserer kostenlosen Checkliste für den Monatsabschluss-Prozess erhältst Du einen detaillierten Überblick über die einzelnen Schritte und kannst diese anhand der Liste abarbeiten. Durch die Implementierung eines standardisierten Arbeitsablaufs für den Monatsabschluss sparst Du Zeit und minimierst das Risiko für Fehler.