Der Monatsabschluss ist ein Abschluss der Buchhaltung basierend auf der Gegenüberstellung aller Einnahmen und Ausgaben des vergangenen Monats. Ähnlich wie der Jahresabschluss ist er das Ergebnis der doppelten Buchführung. Monatsabschlüsse zählen, wie der Quartals- oder Halbjahresbericht, zu den sogenannten Zwischenberichten.
Der Monatsabschluss ist nicht verpflichtend. Die Pflicht zur Zwischenberichterstattung, die für börsennotierte Unternehmen seit 1986 gilt, umfasst im Regelfall nur einen Halbjahresabschluss als Ergänzung zum Jahresabschluss. Im Gegensatz zum Monatsabschluss ist die Durchführung eines Jahresabschlusses für Kaufleute jedoch verpflichtend. Befreit sind einzig Selbständige und Kleinunternehmer, die weniger als 600.000 € Umsatz und 60.000 € Gewinn in den vergangenen zwei Jahren erzielt haben. Diese müssen nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen.
Auch wenn der Monatsabschluss nicht verpflichtend ist, ist er für viele Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Er gibt einen wertvollen Überblick über die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens und gibt diesen bei Komplikationen die Möglichkeit, zeitnah entgegenzusteuern. Zudem erleichtert das regelmäßige Erstellen von Monatsabschlüssen die Arbeit an Quartals-, Halbjahres- und Jahresabschlüssen erheblich und minimiert die Fehlerquote bei diesen. Die gilt vor allem für große Unternehmen, bei denen es viele Geschäftsvorfälle gibt. Zudem sorgen Monatsabschlüsse dafür, dass Belege bei Audits und Betriebsprüfungen geordnet vorliegen.
Wie wird ein Monatsabschluss erstellt?
Der Prozess für einen Monatsabschluss kann je nach Unternehmen stark variieren. Dennoch lässt er sich für einen Großteil der kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie Startups folgendermaßen in den folgenden fünf Schritten zusammenfassen.
1. Überprüfung und Kategorisierung von aller Eingangsrechnungen (Debitorenbuchhaltung) und Ausgangsrechnungen (Kreditorenbuchhaltung) des abgelaufenen Monats, um sicherzustellen, dass die Einnahmen und Ausgaben korrekt erfasst wurden.
2. Übertragung aller Buchungen mit Datum in das sogenannte Journal, in dem alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens vollständig und in chronologischer Reihenfolge aufgeführt werden.
3. Im dritten Schritt werden alle Transaktionen mit den Bewegungen auf den verschiedenen Bankkonten abgeglichen. Zu den zu überprüfenden Konten zählen unter anderem Bankkonten, Forderungen, Kassenbestände und Verbindlichkeiten.
4. Prüfung der Aktiva und Passiva, einschließlich Identifizierung und Dokumentation des aktuellen Anlagevermögens und der Barmittel. Änderungen aufgrund von Anschaffungen oder Transaktionen sollten hierbei vermerkt werden. Es ist auch wichtig, alle Darlehen zu dokumentieren und die Rückzahlungshistorie aufzuzeichnen.
5. Im letzten Schritt wird der monatliche Abschlussbericht erstellt. Dafür müssen alle die Monatsumsätze der unterschiedlichen Buchführungskonten auf die Konten des Hauptbuches übertragen werden.