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Bei der Vielzahl von Kunden und Aufträgen können Unternehmen schnell den Überblick über bestehende Forderungen verlieren. Die Debitorenbuchhaltung, ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung, hilft, diese offenen Forderungen des Unternehmens gegenüber seinen Schuldnern zu organisieren und zu verwalten. Zudem kann die Debitorenbuchhaltung im Anschluss für deren Begleichung sorgen.
Zur Vereinfachung der Organisation legen Debitorenbuchhalter für Unternehmenskunden einzelne Forderungskonten an. Auf diesen Konten werden alle offenen Rechnungen und auch Zahlungseingänge des jeweiligen Kunden dokumentiert. Das Unternehmen erhält so eine strukturierte Übersicht über offene Forderungen und Rechnungseingänge. Diese gibt Unternehmen ein klareres Bild des Zahlungsverhaltens des jeweiligen Kunden.
Was sind die Aufgaben eines Debitorenbuchhalters?
Debitorenbuchhalter beschäftigen sich mit dem Buchen und Managen von Debitoren. Zu den Aufgaben zählt unter anderem das Forderungsmanagement, in dessen Rahmen Debitorenkonten auf offene Forderungen überprüft werden. Bei nicht beglichenen Rechnungen fließt die jeweilige Forderung in einen Mahnprozess ein und es werden Zahlungserinnerungen und Mahnungen an den Debitor verschickt.
Die Informationen über offene Rechnungen, welche von der Debitorenbuchhaltung gesammelt werden, stellen wichtige Informationen für die Unternehmensplanung dar. Unter anderem für die Bereiche Marketing und Account Management sind Informationen über das Zahlungsverhalten von Kunden relevant. Häufig werden die Informationen aus der Debitorenbuchhaltung verwendet, um ein Scoring zu erstellen, mit dem sich das Risiko eines Zahlungsausfalls besser einschätzen lässt.
Was ist der Unterschied zwischen Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung?
Die Kreditorenbuchhaltung bildet den Komplementärbegriff zur Debitorenbuchhaltung. Für die Kreditoren ist ein Unternehmen, welches dem Lieferanten oder Dienstleisten Geld für Lieferungen oder Dienstleistungen schuldet, der Schuldner, und nicht ein Firmenkunde. Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich also mit den Schulden eines Unternehmens. Da Kreditoren externe Lieferanten oder Dienstleister sind, ist die Kreditorenbuchhaltung eng mit dem Beschaffungswesen in einem Unternehmen verknüpft.