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Lohnabrechnung auslagern: Das sind die Vor- und Nachteile

Matthias Sperling
19.2.2024
Lesezeit: 6 Min.
Artikel Lohnabrechnung auslagern: Das sind die Vor- und Nachteile

Die Lohnbuchhaltung ist ein fehleranfälliger Prozess, der für Startups und Mittelständler schnell zu einem zeitintensiven und kostspieligen Unterfangen werden kann. Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung auslagern. Hierbei gibt es jedoch einiges zu berücksichtigen. Welches die Vor- und Nachteile des Outsourcings sind und welche Optionen es gibt, erfährst Du in diesem Artikel.

Für Startups und andere kleine Unternehmen stellt die zeitaufwändige Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen oft eine Herausforderung dar. Schließlich geht die monatliche Bearbeitung mit einem enormen Arbeitsaufwand einher und die Abrechnungen müssen rechtzeitig und fehlerfrei erstellt werden, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden. In Deutschland müssen Arbeitnehmer beispielsweise innerhalb von zwei Wochen nach Ende des Monats ihre Lohnabrechnung erhalten. Darüber hinaus kann eine fristgerechte Erstellung die Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen fördern, da den Mitarbeitern signalisiert wird, dass sie sich auf eine pünktliche Zahlung verlassen können.

Um eine Erstellung der Lohnabrechnung ohne zeitliche Verzögerung gewährleisten zu können, sollten Unternehmen einen oder mehrere Mitarbeiter für die Lohnbuchhaltung abstellen. Aufgrund der Komplexität der Entgeltabrechnung und der teils nicht vorhandenen Wirtschaftlichkeit der Einstellung einer entsprechenden Fachkraft entscheiden sich viele Betriebe jedoch für eine Auslagerung der Lohnbuchhaltung. Das gilt insbesondere für Startups, Scaleups und KMUs.  

Der Hauptgrund für die Auslagerung ist laut des HR-Portals Personalwirtschaft.de allerdings die Überalterung der Fachkräfte in der Lohnabrechnung. Oft gehören diese zu den Babyboomern. Gehen die Abrechner dieser Generation in Rente, finden sich meist keine Nachfolger, da nur wenige Uniabgänger im Payroll-Bereich arbeiten wollen. In der Universität gibt es zudem keinen entsprechenden Ausbildungsbereich.

Das Outsourcing der Lohnabrechnung liegt im Trend

Dass die Auslagerung der Entgeltabrechnung zunimmt, zeigen auch aktuelle Studien. Laut des Software-Anbieters SD Worx, lag Payroll Outsourcing im Jahr 2022 an dritter Stelle der am häufigsten ausgelagerten HR-Prozesse in europäischen Unternehmen. Öfter wurden nur die Themen „HR-Prozessautomatisierung“ und „Rechtliche Vorschriften“ an externe Dienstleister ausgelagert. Im Vorjahr rangierte das Outsourcing der Lohnbuchhaltung noch auf dem achten Platz.  

Besonders beliebt ist das Outsourcen der Lohnbuchhaltung in Belgien. Laut der Studie sind hier nur 26,7 Prozent der befragten Unternehmen bereit, sich selbst um die Lohnbuchhaltung zu kümmern.

Grundsätzlich zeigt die Studie, dass Unternehmen immer offener für eine Zusammenarbeit mit einem externen Partner sind, auch im Rahmen der Lohnabrechnung.

Vorteile vom Outsourcing der Lohnabrechnung

Doch was genau sind die Vorteile, die das Outsourcing der Lohnbuchhaltung immer beliebter machen? Untenstehend sind die wichtigsten Argumente für eine Auslagerung aufgelistet.

Kostenersparnis

Wird die Lohnabrechnung ausgelagert, muss keine dezidierte Fachkraft angestellt werden, die gerade für junge Unternehmen eine signifikante Kostenbelastung bedeuten würde. Personalkosten wie Sozialaufwendungen, Nebenkosten für Weiterbildungen und Kosten, die im Falle einer Kündigung anfallen, können eingespart werden. Ausgaben für eine entsprechende Software fallen ebenso wenig an. Hinzu kommt, dass ein erfahrener Dienstleister Prozesse optimieren und so die Wirtschaftlichkeit erhöhen kann. Auch wenn ein Auslagern der Lohnbuchhaltung mit Kosten einhergeht, sind entsprechende Dienstleistungen aufgrund der genannten Gründe meist günstiger als die Einstellung eines eigenen Lohnbuchhalters.

Zeitersparnis

Das Outsourcen des Prozesses ermöglicht es Unternehmen, sich weniger auf zeitraubende Routineaufgaben wie die Lohnbuchhaltung und mehr auf Kernkompetenzen wie strategische Aufgaben zu konzentrieren. Insbesondere, wenn sich der Gründer oder CEO selbst um die Lohnbuchhaltung kümmert, sorgt die Auslagerung für eine deutliche Zeitersparnis an einer kritischen Stelle im Unternehmen. Dementsprechend ist es für Startups in ihrer Frühphase oft sinnvoll, die Lohnabrechnung auszulagern. Ein Outsourcen reduziert für Unternehmen darüber hinaus den bürokratischen Aufwand, da jeden Monat nur Daten wie Arbeitsstunden, Urlaubsgeld und Zu- und Abgänge von Mitarbeitenden weitergeleitet werden müssen.

Risikominimierung durch Fachwissen

Steuerliche Aspekte und Sozialversicherungsgesetze ändern sich ständig und die Gesetze in der Entgeltabrechnung haben im Vergleich zu anderen Bereichen eine kürzere Lebensdauer. Schon vor der COVID-19 war die wachsende Zahl an Vorschriften bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine Herausforderung für viele Unternehmen. Im Zuge der Corona-Pandemie hat die Regierung dann im Eiltempo Gesetze verabschiedet und die Situation hat sich weiter verschärft. Die Kompetenzen interner Mitarbeiter stoßen dementsprechend in vielen Fällen an ihre Grenzen. Ein spezialisierter Dienstleister hat das Fachwissen, um den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden und kann die Lohnabrechnung mit seiner Expertise schnell und zuverlässig durchführen. Unternehmen können so die Anfälligkeit für Fehler und Risiken minimieren und Straf- und Nachzahlungen für nicht ordnungsgemäß erstellte Abrechnungen vermeiden.

Schulung und Beratung

Gleichzeitig erhalten fest angestellte Fachkräfte durch qualifizierte Dienstleister oft wertvolles Wissen und bleiben so auf dem neuesten Stand, was etwaige Gesetzesänderungen anbelangt. Bei Fragen und komplizierten Sachverhalten kann der Dienstleister zudem fachkundige Informationen liefern und die jeweils sinnvollste Lösung für das Unternehmen bestimmen.

Kostentransparenz

Die Dienstleistungen für Lohnabrechnungen lassen sich klar budgetieren, da zum Beispiel pro Mitarbeiter oder erstellter Abrechnung ein festgelegter Preis verlangt wird. Unternehmen müssen nur für die Services buchen und zahlen, die auch benötigt werden. So lässt sich bereits vorab kalkulieren, was die Auslagerung kosten wird. Das Unternehmen behält dadurch die volle Kostenkontrolle, verringert Fixkosten und schont die Liquidität.

Mögliche Nachteile

Den Vorteilen einer Auslagerung der Lohnbuchhaltung stehen auch einige Nachteile gegenüber, die bei der Entscheidungsfindung im Unternehmen berücksichtigt werden sollten.

Abhängigkeit

Die Zusammenarbeit mit einem Lohn- oder Steuerbüro führt zu einer gewissen Abhängigkeit des Unternehmens vom externen Dienstleister. Dies kann zum einen durch langfristige Verträge bedingt sein. Zum anderen greifen Unternehmen bei der Entgeltabrechnung beim Outsourcing auf das Know-how eines Dienstleisters zurück und riskieren, dass intern vorhandenes Fachwissen schwindet. Da Dienstleister ihr Wissen jedoch oft mit dem internen Personal teilen, ist dieser Punkt nur bedingt relevant.

Haftung

Während der Dienstleister für die korrekte Durchführung der Lohnabrechnung zuständig ist, liegt die Hauptverantwortung meist beim Auftragsgeber und das Unternehmen kann beispielsweise für eine nicht fehlerfreie Übergabe der Abrechnungen und Betriebsdaten haftbar gemacht werden. Entscheidet sich das Unternehmen für einen erfahrenen Dienstleister, der rechtlich auf dem neuesten Stand ist und alle Abrechnungsdetails kennt, kann das Haftungsrisiko allerdings stark minimiert werden.

Kontrollverlust

Dienstleister erhalten im Rahmen ihrer Arbeit Einblicke in Betriebsinterna und vertrauliche Daten. Für Unternehmen bedeutet das ein partieller Kontrollverlust, unter anderem im Kontext der Datensicherheit. Ein Risiko der Weitergabe von internen Daten durch den externen Dienstleister lässt sich schließlich nie komplett ausschließen. Da in Deutschland ansässige Dienstleister verpflichtet sind, strikt nach deutschen Datenschutzrichtlinien und -standards zu arbeiten, ist der beschriebene Kontrollverlust für Unternehmen jedoch nur selten problembehaftet. Wichtig ist, dass Unternehmen bei der Wahl des Dienstleisters darauf achten, dass dieser sich nach den Sicherheitszertifikaten des Bundesdatenschutzgesetzes richtet und nach ISO 27001 (Sicherheitsstandard für Informationssicherheits-Managementsysteme) zertifiziert ist.

Missverständnisse

Funktioniert die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Dienstleister nicht einwandfrei, können Verzögerungen und Fehler die Folge sein. Werden die Anforderungen klar an den Dienstleister kommuniziert, lässt sich dieser mögliche Nachteil vermeiden.  

An wen kann die Lohnabrechnung ausgelagert werden?

Für das Outsourcing der Lohnabrechnung gibt es verschiedene Optionen. So kann der Prozess beispielsweise an Steuerbüros ausgelagert werden. Als Experten in Steuerfragen verfügen Steuerberater meist über umfassende Kenntnisse über die gesetzlichen Bestimmungen für Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Eine weitere Option ist die Auslagerung an ein Buchhaltungsbüro. Diese können in der Regel verschiedene Finanz- und Buchhaltungsaufgaben übernehmen, einschließlich der Lohnabrechnung. Beliebt sind zudem auch andere Dienstleister wie HR-Beratungsunternehmen und freiberufliche Lohnbuchhalter, die entsprechende Services anbieten.

Neben der Auslagerung der Lohnabrechnung an einen externen Dienstleister haben Unternehmen außerdem die Möglichkeit, die Lohnabrechnung über eine Lohnsoftware zu erledigen. Das ist zwar kein Outsourcing, doch auch hier können externe Dienstleister eine wichtige Rolle spielen, wenn sie helfen, unternehmensinterne Prozesse mithilfe von entsprechenden Tools zu optimieren.

Entscheidet sich ein Unternehmen für das Auslagern der Lohnbuchhaltung, sollte es also auch auf die digitale Kompetenz des Dienstleisters achten. Wichtig sind zudem kompetente und konstante Ansprechpartner sowie ein transparenter Vertrag.

Brauchst Du professionelle Unterstützung bei Deiner Lohnabrechnung? Wir helfen gerne.

Fazit

Die Lohnbuchhaltung ist ein in sich geschlossener Prozess, der wenige Überschneidungen mit anderen Funktionen im Unternehmen hat. Dementsprechend lässt er sich relativ problemlos auslagern. Durch das Outsourcen fällt ein komplexer Aufgabenbereich weg und das Unternehmen kann sich mehr dem Kerngeschäft widmen. Ob sich das Auslagern für ein Unternehmen lohnt, muss dieses individuell entscheiden. Für sehr kleine Firmen kann es beispielsweise mehr Sinn ergeben, Entgeltabrechnungen mit einer Software zu erstellen. Prinzipiell können jedoch alle Unternehmen, die keine internen Fachkräfte für die Lohnbuchhaltung anstellen können oder möchten, vom Auslagern des Lohnabrechnungsprozesses profitieren. Unternehmensinterne Probleme, beispielsweise mit HR-Prozessen, kann ein Payroll-Provider allerdings nicht lösen. Hierfür ist ein umfassenderer Beratungsansatz gefragt.

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