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Die fortschreitende Digitalisierung verändert die Prozesse im HR-Bereich grundlegend. Moderne Softwarelösungen ermöglichen es, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und Arbeitsabläufe zu optimieren. Die Personalverwaltung zählt zu den Bereichen, die stark von dieser Entwicklung profitieren, da sie viele standardisierte Prozesse umfasst und sich dadurch besonders gut für den Einsatz digitaler Tools eignet. Es überrascht daher nicht, dass die Personalverwaltung laut Benchmarking-Studie des Personalmagazins zum Digitalisierungsgrad im HR-Bereich im Jahr 2024 den höchsten Digitalisierungsgrad unter allen HR-Funktionen aufwies. Dazu beigetragen hat unter anderem die wachsende Relevanz digitaler Personalakten: Mit einem Einsatzgrad von 73 Prozent waren sie im Jahr 2024 die am weitesten verbreitete HR-Technologie. Gegenüber 2022 lag damit ein Zuwachs von elf Prozent vor.
Die Zahlen zeigen, dass immer mehr Unternehmen sich für die Nutzung elektronischer Personalakten entscheiden. Doch der reine Einsatz digitaler Lösungen garantiert noch keine Effizienzgewinne. Um das Potenzial optimal nutzen zu können, muss eine Software gewählt werden, die den spezifischen Unternehmensanforderungen entspricht. Ebenso wichtig ist eine sorgfältig geplante Implementierung, bei der das System strukturiert eingeführt und die Mitarbeitenden aktiv in den Veränderungsprozess eingebunden werden. In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie das gelingt.
Eine digitale Personalakte ist eine elektronische Alternative zur klassischen, papierbasierten Personalakte. Sie ermöglicht eine zentrale Speicherung aller für das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeitenden relevanten Informationen und Dokumente. Dazu zählen unter anderem allgemeine Personendaten, Verträge, Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse und Bewerbungsunterlagen. Der genaue Umfang ihres Inhalts kann je nach Unternehmen variieren.
Nach § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) haben Arbeitnehmer*innen das Recht, jederzeit Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen. Daher dürfen nur solche Dokumente in die Personalakte aufgenommen werden, in die der jeweilige Mitarbeitende ein Einsichtsrecht hat.
Es besteht keine generelle Pflicht zur Digitalisierung von Personalakten. Allerdings müssen gemäß § 8 Beitragsverfahrensverordnung seit 2022 bestimmte Unterlagen, die üblicherweise auch in Personalakten enthalten sind, digital geführt werden. Dazu zählen unter anderem Bescheinigungen von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht sowie Nachweise zur Staatsangehörigkeit oder zur Elterneigenschaft.
Bis Ende 2026 haben Unternehmen die Möglichkeit, sich bei dem für sie zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von dieser Pflicht befreien zu lassen. Ab Januar 2027 müssen die genannten Unterlagen bei allen Arbeitgebern und Arbeitgeberinnen digital vorliegen.
Auch wenn es derzeit keine gesetzliche Pflicht zur Digitalisierung von Personalakten gibt, bietet der Umstieg auf eine digitale Lösung Unternehmen viele Vorteile.
Ein Nutzen liegt, wie eingangs schon erwähnt, im Effizienzgewinn. Im Gegensatz zu Papierakten, bei denen Mitarbeitende häufig lange blättern müssen, um die gewünschten Informationen zu finden, lassen sich digitale Akten nach bestimmten Inhalten durchsuchen. Die gewonnene Zeit können HR-Mitarbeitende für strategischere Aufgaben nutzen.
Hinzu kommt der flexible Zugriff. Digitale Personalakten sind, anders als analoge Dokumente, jederzeit und von überall aus abrufbar. Es können mehrere Personen gleichzeitig auf eine Akte zugreifen, was die Zusammenarbeit innerhalb des HR-Teams, aber auch abteilungsübergreifend erleichtert.
Darüber hinaus kann sich der Einsatz moderner, digitaler Lösungen positiv auf das Arbeitgeberimage auswirken, was ein wichtiger Faktor bei der Gewinnung neuer Fachkräfte ist. Auch bestehende Mitarbeitende profitieren von der Implementierung: Sie können ihre persönlichen Daten unkompliziert einsehen und selbst aktualisieren, was ihre Employee Experience verbessert.
Ein weiterer Vorteil ist der verbesserte Datenschutz. Während bei gedruckten Personalakten das Risiko besteht, dass sie versehentlich offenliegen und von Unbefugten eingesehen werden können, bieten digitale Lösungen deutlich mehr Sicherheit. Durch Verschlüsselungstechnologien und individuell anpassbare Zugriffsrechte lässt sich genau steuern, wer auf welche Informationen zugreifen kann. So bleibt die Vertraulichkeit der Daten gewahrt und Unternehmen können datenschutzrechtliche Anforderungen leichter erfüllen.
Nicht zuletzt trägt die Umstellung auf digitale Personalakten zur Nachhaltigkeit bei, da der Papierverbrauch reduziert wird. Eine geringere Anzahl an gedruckten Dokumente bedeutet gleichzeitig, dass weniger physischer Stauraum für die Aufbewahrung benötigt wird und der Aufwand für die Archivierung sich verringert.
Entscheidet sich ein Unternehmen für die Einführung digitaler Personalakten, sollte frühzeitig geprüft werden, ob und in welchem Umfang der Betriebsrat, sofern vorhanden, in den Prozess einzubeziehen ist. Grundsätzlich besteht gemäß § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht, wenn technische Einrichtungen eingeführt werden sollen, die dazu geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung von Mitarbeitenden zu überwachen.
Ob diese Voraussetzung bei der Implementierung digitaler Personalakten vorliegt, hängt vom Funktionsumfang der hierfür gewählten Software ab. Zwar ist eine Überwachung in der Regel nicht das Ziel, dennoch bieten viele Programme für digitale Personalakten Auswertungsfunktionen wie etwa die Analyse von Abwesenheiten. Diese können theoretisch zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle genutzt werden.
Um rechtliche Risiken zu vermeiden, ist es entsprechend ratsam, den Betriebsrat einzubeziehen und gemeinsam eine Betriebsvereinbarung zu erarbeiten. In dieser schriftlichen Übereinkunft zwischen Arbeitgeber*in und Betriebsrat wird ein verbindlicher Rahmen für den Einsatz der digitalen Personalakte festgelegt. Sie beinhaltet beispielsweise Vorgaben für notwendige Sicherheitsmaßnahmen.
Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl an Lösungen für digitale Personalakten, die jeweils unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Daher sollte der Auswahlprozess mit einer Bedarfsanalyse beginnen. Dabei wird ermittelt, für wie viele Mitarbeitende das System genutzt werden soll, welche Funktionsbereiche es abdecken muss und wie umfangreich die zu verwaltenden Datenmengen sind.
Auf Grundlage der Analyseergebnisse erfolgt die Auswahl. Neben den individuellen Anforderungen des Unternehmens sollten dabei auch einige grundlegende Kriterien berücksichtigt werden:
Benutzerfreundlichkeit: Die Benutzeroberfläche sollte intuitiv gestaltet sein, damit alle Anwender*innen das System problemlos bedienen können. Eine hohe Nutzerfreundlichkeit trägt nicht nur zu einer Steigerung der Effizienz im Arbeitsalltag bei, sondern fördert auch die Akzeptanz der Mitarbeitenden gegenüber der neuen Lösung.
Kompatibilität: Die Software sollte sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen. So können reibungslose Arbeitsabläufe ermöglicht und zusätzliche Arbeitsschritte wie doppelte Datenerfassungen vermieden werden.
Skalierbarkeit: Damit das System auch langfristig den Unternehmensanforderungen gerecht wird, sollte es mit dem Unternehmen mitwachsen. Das gilt sowohl in Bezug auf die Anzahl der Nutzer*innen und Personalakten als auch auf den Funktionsumfang. Besteht die Möglichkeit für flexible Anpassungen, lassen sich kostenintensive und zeitaufwendige Systemwechsel vermeiden.
Datensicherheit: Digitale Personalakten müssen hohe Sicherheitsstandards erfüllen, um sensible, personenbezogene Daten wirksam zu schützen. Nur so kann die Vertraulichkeit gewahrt und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sichergestellt werden.
Bevor mit der Einführung digitaler Personalakten begonnen werden kann, müssen die Zuständigkeiten dafür geregelt werden. In der Regel sind sowohl Mitarbeitende aus der IT-Abteilung als auch aus dem Personalbereich in den Prozess eingebunden.
Zudem wird geprüft, ob die bestehende Hardware im Unternehmen den technischen Anforderungen der gewählten Software entspricht. Falls Anpassungen nötig sind, sollten diese vor der Implementierung vorgenommen werden.
Sind alle Voraussetzungen erfüllt, erfolgt die Umstellung von analogen auf digitale Personalakten in fünf Schritten:
1. Festlegung der Ordnerstruktur: Als Erstes wird definiert, wie die digitalen Personalakten aufgebaut sein sollen. Es wird festgelegt, welche Kategorien standardmäßig in jeder Akte enthalten sind und welche Dokumente ihnen jeweils zugeordnet werden. Wichtig ist, dass die Struktur einheitlich und für alle Beteiligten nachvollziehbar gestaltet wird. Beispielsweise kann ein Ordner „Verträge“ alle Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen enthalten, während in einem Ordner „Bewerbungsunterlagen“ Lebensläufe, Zeugnisse oder Case Studies abgelegt werden.
Eine klare Struktur erleichtert die spätere Datenmigration und verhindert zusätzlichen Aufwand durch nachträgliches Sortieren.
2. Digitalisierung der Daten: Anschließend müssen alle in Papierform vorliegenden Dokumente digitalisiert werden. Dazu werden die Unterlagen aus allen relevanten Bereichen zusammengetragen und hinsichtlich ihrer Relevanz geprüft. Überflüssige oder veraltete Dokumente werden aussortiert. Die verbleibenden Unterlagen werden eingescannt. Inhalte handschriftlicher oder schlecht lesbarer Dokumente können durch Texterkennungssoftware ausgelesen werden.
Insbesondere bei großen Datenmengen ist dieser Schritt sehr zeitaufwendig. Um den Prozess zu beschleunigen, kann die Digitalisierung an spezialisierte Scandienstleistende übergeben werden. Bei manchen Softwareanbietenden ist dieser Service Teil ihres Angebots.
3. Datenmigration: Nach der Digitalisierung erfolgt die Übertragung der Dateien in das neue System. Die eingescannten Dokumente werden den jeweiligen Personen und Ordnern gemäß der zuvor festgelegten Struktur zugeordnet. Daten, die digital in anderen Systemen abliegen, können, sofern vorhanden, über passende Schnittstellen übertragen werden.
4. Schulung der Mitarbeitenden: Damit alle Mitarbeitenden das System nach der Einführung effizient nutzen können, müssen Schulungen durchgeführt werden. HR-Mitarbeitende, die mit den digitalen Akten arbeiten, benötigen eine Einführung in die Struktur, Pflege und datenschutzkonforme Nutzung der Software. Alle anderen Mitarbeitenden werden darüber informiert, wie sie auf ihre Personalunterlagen zugreifen und ihre Daten aktualisieren können.
5. Definition künftiger Prozesse: Abschließend muss sichergestellt werden, dass auch alle folgenden Dokumente vollständig in die digitalen Akten übertragen werden. Dafür wird festgelegt, wer künftig für die Digitalisierung und Ablage eingehender Dokumente in Papierform verantwortlich ist und in welchem zeitlichen Rahmen dies erfolgen soll. So wird gewährleistet, dass die Personalakte aktuell bleibt.
Die Einführung digitaler Personalakten kann mit einigen Herausforderungen verbunden sein.
Ein häufiges Problem stellt die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen dar. Wie bereits beim Auswahlprozess erwähnt, sollte ein System gewählt werden, das hohen Sicherheitsanforderungen entspricht. Die Verantwortung für dessen datenschutzkonforme Nutzung liegt dennoch beim Unternehmen selbst. Arbeitgeber*innen müssen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Akten haben. Fehlkonfigurationen, unklare Zuständigkeiten oder unzureichende Schulungen können dazu führen, dass versehentlich Personen Zugriff auf Informationen erhalten, die nicht für sie bestimmt sind. Solche Verstöße können nicht nur das Vertrauen der Mitarbeitenden beschädigen, sondern auch zu rechtlichen Konsequenzen führen.
Ein weiteres Risiko liegt in der Missachtung von Aufbewahrungspflichten für analoge Dokumente. Um Platz zu sparen, liegt es nahe, alle Originaldokumente nach der Digitalisierung zu vernichten. Allerdings unterliegen einige Unterlagen dem Schriftformerfordernis gemäß § 126 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Zwar gelten digitale Dokumente, sofern sich aus dem Gesetz nichts anderes ergibt, gemäß § 126 Nummer 3 BGB ebenfalls als schriftformkonform, jedoch können Originaldokumente im Streitfall gegebenenfalls mehr Rechtssicherheit bieten. Unternehmen sollten daher Richtlinien dazu erstellen, welche Dokumente in Papierform archiviert werden müssen.
Auch auf technischer Ebene kann es zu Problemen kommen, insbesondere dann, wenn Unternehmen nicht über die notwendige Ausstattung oder das erforderliche Know-how für die Digitalisierung verfügen. Eine schlechte Scanqualität kann beispielsweise dazu führen, dass wichtige Informationen unleserlich sind oder von Texterkennungssoftware nicht korrekt erfasst werden. Das erschwert nicht nur die spätere Suche nach Informationen, sondern kann auch die Beweiskraft der Dokumente beeinträchtigen. Um solchen Problemen vorzubeugen, muss die technische Ausstattung im Vorfeld sorgfältig geprüft und bei Bedarf optimiert werden.
Darüber hinaus sorgen unklare Prozesse und Zuständigkeiten oft für Herausforderungen. So können sie dazu führen, dass Inkonsistenzen auftreten, die zusätzlichen Abstimmungsaufwand erfordern und den gesamten Prozess verzögern. Durch eine sorgfältige Planung lässt sich dies vermeiden.
Wenn einem Unternehmen die notwendigen internen Ressourcen oder das erforderliche Fachwissen fehlen, um den genannten Risiken entgegenzuwirken, kann es sinnvoll sein, externe Unterstützung hinzuzuziehen. HR-Softwareberater*innen begleiten bei Bedarf den gesamten Transformationsprozess. Dank ihrer Erfahrung mit einer Vielzahl von Systemen finden sie die Lösung, die am besten zu den individuellen Anforderungen eines Unternehmens passt. Sie kennen sämtliche Herausforderungen, die bei der Umstellung auftreten können und wissen, wie sie sowohl die technischen als auch die rechtlichen Anforderungen korrekt umsetzen. Dadurch können sie einen effizienten und rechtssicheren Übergang von analog zu digital sicherstellen.
Für viele Personalunterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital vorliegen. Ihre Dauer richtet sich nach der Art des Dokuments, möglichen Verjährungsfristen und unternehmensspezifischen Faktoren. Daher sollten die Fristen für jede Dokumentenkategorie individuell geprüft werden.
Bewerbungsunterlagen müssen beispielsweise mindestens drei Monate aufbewahrt werden, da in diesem Zeitraum Ansprüche wegen möglicher Diskriminierung nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz geltend gemacht werden können. Im Falle eines gerichtlichen Verfahrens verlängert sich die Frist entsprechend. Verlassen Mitarbeitende ein Unternehmen, sollten ihre Personalakten mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Zeitspanne entspricht der regelmäßigen Verjährungsfrist, innerhalb derer ehemalige Mitarbeitende noch Ansprüche geltend machen können. Viele steuerrechtlich relevante Unterlagen, wie zum Beispiel Lohnabrechnungen, müssen gemäß Vorgaben aus der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch sechs Jahre lang archiviert werden. Für einige Dokumente besteht sogar eine Frist von bis zu zehn Jahren.
Grundsätzlich dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für legitime und notwendige Zwecke erforderlich ist. Zur Erfüllung dieser Vorgabe empfiehlt es sich, ein Löschkonzept zu erstellen. Darin wird festgelegt, wann, wie und durch wen personenbezogene Daten nach Ablauf der jeweiligen Fristen gelöscht werden. Um die Einhaltung der gesetzlichen Fristen belegen zu können, sollten alle Löschvorgänge sorgfältig dokumentiert werden.
Der Umstieg von analogen auf digitale Personalakten bringt Unternehmen viele Vorteile, ist jedoch mit einigen Herausforderungen verbunden. Eine sorgfältige Planung und das Hinzuziehen externer Dienstleister*innen helfen, diese erfolgreich zu meistern.
Wie eingangs erwähnt, setzt ein Großteil der Unternehmen schon heute auf digitale Personalakten. Künftig dürfte die Zahl noch steigen. Ein Grund dafür sind die gesetzlichen Vorgaben, die bis 2027 die digitale Übermittlung bestimmter Personaldaten vorschreiben. Auch wenn zunächst nur einzelne Dokumente davon betroffen sind, könnte das für viele Unternehmen ein Anstoß sein, die Digitalisierung ihrer Personalakten insgesamt voranzutreiben. Zumal im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung zu erwarten ist, dass weitere gesetzliche Regelungen erlassen werden, die eine digitale Speicherung der verbleibenden Unterlagen womöglich ohnehin erforderlich machen werden.
Ein zusätzlicher Faktor für den verstärkten Einsatz digitaler Personalakten ist der Wandel der Arbeitswelt, insbesondere der Trend zu Remote Work. Dadurch wächst der Bedarf an einem sicheren, ortsunabhängigen Zugriff auf Personaldaten. Digitale Personalakten ermöglichen dies.
Auch der kontinuierliche technologische Fortschritt trägt dazu bei, dass sich elektronische Lösungen immer mehr durchsetzen. Neue Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) übernehmen Aufgaben wie das automatische Sortieren von Personaldokumenten und reduzieren damit den manuellen Aufwand noch stärker. Der Umstieg auf digitale Personalakten ermöglicht es Unternehmen somit, personelle Ressourcen effizienter zu nutzen und ihre Wettbewerbsfähigkeit auch in Zeiten des Fachkräftemangels zu sichern.
