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Mit dem Start ins neue Jahr rückt für Unternehmen eine wichtige Aufgabe in den Fokus: die Erstellung des Jahresabschlusses, mit dem sie dem Finanzamt ihre finanzielle Lage offenlegen. Die Vorbereitung des Jahresabschlusses ist für viele Organisationen eine Herausforderung. Durch den immensen Arbeitsaufwand erfordert diese teilweise Monate. Fehlt es an Struktur und Nachvollziehbarkeit, kann es zu Fehlern und zusätzlicher Arbeitslast kommen, was zu einer Verzögerung der Fertigstellung führen kann. Wird der Abschluss infolgedessen nicht frist- und ordnungsgemäß eingereicht, kann das rechtliche Konsequenzen haben. Die adäquate Vorbereitung ist also wichtig, um Probleme zu vermeiden.
Nach § 242 Abs. 3 Handelsgesetzbuch HGB müssen alle Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, einen Jahresabschluss inklusive einer Bilanz erstellen. Hierzu zählen unter anderem AGs, GmbHs und UGs. Einzelunternehmer müssen einen Jahresabschluss erstellen, wenn sie einen Jahresumsatz von mehr als 600.000 Euro haben, eine Bilanzsumme von mehr als 350.000 Euro aufweisen oder mehr als zehn Mitarbeiter beschäftigen. Ansonsten reicht eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR).
Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sind die Hauptbestandteile des Jahresabschlusses. Abhängig von Rechtsform und Unternehmensgröße kommen weitere Teile wie Lagebericht, Anhang oder Kapitalflussrechnung hinzu. Während der Jahresabschluss bei Einzelkaufleuten und Personengesellschaften nur aus den beiden anfangs genannten Teilen besteht, müssen Kapitalgesellschaften einen Anhang und teilweise auch einen Lagebericht anfügen.
Auch die Frist zur Aufstellung des Jahresabschlusses hängt von Größe und Rechtsform des Unternehmens ab und liegt bei drei bis sechs Monaten ab dem Bilanzstichtag. Nach § 264 Abs. 1 HGB ist der Jahresabschluss für Kapitalgesellschaften in den ersten drei Monaten nach Geschäftsjahresende zu erstellen. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist der 31. März der Stichtag. Bei sehr kleinen Kapitalgesellschaften liegt die Frist bei sechs Monaten, was dem 30. Juni des Folgejahres entspricht. Diese Fristen sollten unbedingt eingehalten werden. Bei drohendem Verzug sollte beim zuständigen Finanzamt eine Fristverlängerung beantragt werden.
Ein Jahresabschluss muss gründlich vorbereitet werden. Die Zusammenstellung der wichtigen Dokumente nimmt jedoch viel Zeit in Anspruch. Dementsprechend sollte mit der Vorbereitung der Abschlussarbeiten so früh wie möglich begonnen werden, ungefähr zwei bis drei Monate vor dem eigentlichen Abschluss.
Unternehmen, die bereits während des Geschäftsjahres ordentlich Buch führen, geraten bei der Erstellung des Abschlusses nicht in Schwierigkeiten. Sind die Belege gut nachvollziehbar abgelegt und die Konten exakt gebucht, können Fristen einfacher eingehalten werden und das Finanzteam kann den Jahresabschluss auch parallel zum Tagesgeschäft erfolgreich erledigen. Darüber hinaus können Unternehmen dank einer sorgfältigen Buchführung bei Bedarf Zwischenabschlüsse erstellen, die bei Darlehensanfragen von Banken angefragt werden können. Da ein Zwischenabschluss auch im Kontext des vorausgegangenen Jahresabschlusses gesehen werden sollte, kann dieser auch stets als Analyseinstrument dienen, um die finanzielle Performance eines Unternehmens zu bewerten.
Die Vorteile, die eine gute Vorbereitung mit sich bringt, sind also weitreichend. Die Aufgaben, die dabei geleistet werden müssen, sind die folgenden:
Sortieren und Erfassen der Buchungsbelege: Die Belege über sämtliche Einnahmen und Ausgaben müssen nachvollziehbar geordnet werden. Fehlende Belege in der Buchführung müssen ersetzt und bei Fehlern Rechnungskorrekturen verlangt werden.
Erfassen aller Verträge: Geschäftsunterlagen wie Verträge für Versicherungen, Kredite und Arbeitsverhältnisse sind eine wichtige Grundlage für den Jahresabschluss. Sie bieten nicht nur eine rechtliche Absicherung, sondern sind auch eine essenzielle Basis für die finanzielle Darstellung des Unternehmens. Dementsprechend müssen sie bei der Vorbereitung erfasst werden.
Erfassung des Umlaufvermögens: Das Umlaufvermögen ist das Inventar eines Unternehmens. Dieses sollte im Rahmen einer Inventur erfasst und aufgelistet werden. Neben dem Bargeldbestand und Bankguthaben zählen Gegenstände wie Waren, Betriebsstoffe und Büromaterial zum Umlaufvermögen.
Erfassung des Anlagevermögens: In der Anlagenbuchhaltung müssen sämtliche Sachanlagen wie Grundstücke oder Firmengebäude, Finanzanlagen wie Aktien und immaterielle Vermögensgegenstände wie Softwarelizenzen erfasst werden, damit diese am Bilanzstichtag ermittelt werden können.
Ermittlung und Verbuchung der Abschreibungen: Fehlende Gegenstände des Anlagevermögens müssen komplett, beschädigte Gegenstände können teilweise abgeschrieben werden. In einigen Fällen lassen sich auch offene Forderungen abschreiben.
Abwicklung der Rechnungsabgrenzung: Alle Werte aus der GuV und der Bilanz müssen eindeutig einer bestimmten Rechnungsperiode, wie dem Geschäftsjahr, zuzuordnen sein. Zu unterscheiden sind aktive und passive Posten in der Rechnungsabgrenzung. Während aktive Posten bezahlte Leistungen sind, die erst im Folgejahr eingelöst werden, sind passive Posten Einnahmen, die erst im folgenden Geschäftsjahr zum Ertrag werden.
Prüfung von Forderungen und Verbindlichkeiten: Alle Darlehen oder Privatdarlehen, deren Laufzeit länger als ein Jahr andauert, müssen von der Buchhaltung angegeben werden. Verbindlichkeiten, die seit über fünf Jahren bestehen und im Folgejahr nicht beglichen werden können, müssen ebenfalls aufgeführt werden.
Berücksichtigung der Rückstellungen: Rückstellungen sind Verbindlichkeiten, die im aktuellen Geschäftsjahr in Höhe und Zeitpunkt unsicher sind, für das Folgejahr jedoch höchstwahrscheinlich geltend gemacht werden. Sie dienen der Vorsorge und müssen von der Buchhaltung als Aufwand gebucht werden.
Bildung gesetzlicher und freiwilliger Rücklagen: Um sicherzustellen, dass genügend Eigenkapital für mögliche zukünftige Herausforderungen vorhanden ist, müssen einige Unternehmen gesetzlich vorgeschriebene und freiwillige Rücklagen einstellen. Im Gegensatz zu Rückstellungen zählen Rücklagen nicht zum Fremd-, sondern zum Eigenkapital.
Die genannten Schritte müssen nicht zwingend von der unternehmensinternen Buchhaltung erledigt werden. Es besteht die Möglichkeit, buchhalterische Tätigkeiten, die als Grundlage für den Jahresabschluss absolviert werden müssen, auszulagern. Das Outsourcing der Buchhaltung kann an externe Buchhalter oder einen Steuerberater erfolgen.
Sobald alle Vorbereitungen in- oder extern abgeschlossen wurden, erfolgt die Erstellung des Abschlusses, die im nächsten Kapitel näher erläutert wird. Auch hier hat das Unternehmen die Möglichkeit, den Prozess auszulagern. In diesem Fall übernimmt ein externer Steuerberater alle erforderlichen Aufgaben. So kann sich das interne Finanzteam auf das Kerngeschäft konzentrieren. Zudem minimiert das Fachwissen eines Steuerberaters das Risiko für Fehler. Bevor dieser mit dem Erstellen des Jahresabschlusses beginnt, führt er gemeinsam mit dem Unternehmen ein Jahresabschlussgespräch, um steuerliche Optimierungspotenziale zu finden und um sicherzustellen, dass Steuervorschriften eingehalten werden. Nach dem Gespräch können alle vorbereiteten Unterlagen an die Steuerberatung übergeben werden.
Die genannten Vorbereitungsmaßnahmen erleichtern die Erstellung des Jahresabschlusses erheblich. Konkret müssen bei der Anfertigung folgende Arbeitsschritte ausgeführt werden:
1. Abschluss von Haupt- und Unterkonten: Am Ende des Geschäftsjahres müssen alle Posten, die für eine bessere Übersicht in verschiedene Unterkonten gebucht wurden, in Hauptkonten zusammengeführt werden. Hierfür müssen die Unterkonten zunächst abgeschlossen und so ihre Salden ermittelt werden. Beim Ablauf des Abschlusses der Konten unterscheidet man zwischen Bestands- und Erfolgskonten.
Die Salden von Bestandskonten stellen die einzelnen Posten der Bilanz dar. Bestandskonten untergliedern sich in Aktivkonten und Passivkonten. Zu den aktiven Bestandskonten, die abgeschlossen werden müssen, zählen unter anderem Konten des Umlaufvermögens und des Anlagevermögens. Die abzuschließenden Passivkonten umfassen beispielsweise Fremdkapitalkonten und das Eigenkapitalkonto.
Im Anschluss werden die ermittelten Schlussbestände der einzelnen Bestandskonten in das Schlussbilanzkonto übertragen.
Der Abschluss von Erfolgskonten erfolgt über das sogenannte Gewinn- und Verlustkonto. Erfolgskonten werden in Aufwands- und Ertragskonten unterschieden. Nach Abschluss der einzelnen Erfolgskonten werden die ermittelten Salden über das Gewinn- und Verlustkonto abgeschlossen. Das Gewinn- und Verlustkonto stellt die Gewinne und Erträge eines Unternehmens gegenüber und zeigt so dessen Erfolg in der vergangenen Geschäftsperiode. Wenn die Summe der Sollseite des Gewinn- und Verlustkontos größer ist als die der Habenseite, bedeutet dies, dass ein Verlust gemacht wurde. Andernfalls hat das Unternehmen einen Gewinn erwirtschaftet.
Im nächsten Schritt muss das Gewinn- und Verlustkonto abgeschlossen werden. Das erfolgt über das Eigenkapitalkonto. Liegt ein Gewinn vor, wird der Saldo des Gewinn- und Verlustkontos auf die Habenseite des Eigenkapitalkontos übertragen, bei einem Verlust auf die Sollseite. Abschließend wird der Saldo des Eigenkapitalkontos ermittelt und in das Schlussbilanzkonto übertragen.
2. Erstellen der Jahresabschluss-Übersicht: Da das Finanzamt neben der GuV und der Bilanz auch nach der Abschlussübersicht fragen kann, sollte diese beim Erstellen der Bilanz mit vorbereitet werden. In der Übersicht werden alle Anfangs- sowie die Endbestände aufgelistet. Gegliedert ist dieser Abschlussbericht nach Bestands- und Erfolgskonten.
3. Überprüfung des Jahresabschlusses: Nach der Erstellung des Abschlusses sollten die Dokumente ausführlich geprüft werden. Wenn die Überprüfung von einem Abschlussprüfer durchgeführt wird, ist dieser verpflichtet, an den Verhandlungen zur „Feststellung“ teilzunehmen.
4. Feststellen des Jahresabschlusses: Gemäß § 46 Nr. 1 des Gesetzes betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) wird der Jahresabschluss bei GmbHs zur Feststellung den Gesellschaftern beziehungsweise der Gesellschafterversammlung vorgelegt. Bei AGs weicht die Verantwortlichkeit des Feststellungsprozesses hiervon ab. In der Regel obliegt die Feststellung gemäß § 172 Aktiengesetz (AktG) dem Vorstand und dem Aufsichtsrat und nur in Ausnahmefällen der Hauptversammlung. Im Rahmen dieses formalen Aktes wird der Abschluss per Unterschrift genehmigt. Sollte es während der Erstellung des Jahresabschlusses zu einem Wechsel in der Geschäftsführung gekommen sein, bestimmt der Zeitpunkt der Feststellung darüber, wer unterzeichnen muss. Ist während der Feststellung bereits ein neuer Geschäftsführer im Amt, muss dieser den Jahresabschluss unterschreiben, auch wenn er während der Erstellungsphase noch nicht im Unternehmen aktiv war.
Nachdem die Fertigstellung und Feststellung des Jahresabschlusses erfolgt ist, muss dieser von bilanzierungspflichtigen Unternehmen seit 2013 elektronisch an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Dies geschieht über das ELSTER-Portal.
Welche Kosten für die Erstellung des Jahresabschlusses entstehen, ist bedingt davon, ob er durch das Unternehmen selbst erstellt oder an einen Steuerberater ausgelagert wird. Wird der Jahresabschluss durch die eigene Buchhaltungsabteilung erledigt, richten sich die Kosten nach dem Zeitaufwand. Es fallen Lohnkosten für die Mitarbeiter an, die für die Erstellung verantwortlich sind. Zudem können Lizenz- oder Nutzungskosten für Software-Tools entstehen, die für die Anfertigung benötigt werden.
Auch beim Outsourcing variieren die Kosten. Sie richten sich vor allem nach dem Arbeitsaufwand, der für den Steuerberater anfällt. Der Aufwand ist unter anderem abhängig davon, wie umfangreich der Jahresabschluss bereits vorbereitet wurde. Auch Größe und Art des Unternehmens sind bei der Bestimmung der Kosten relevant, da abhängig von der Unternehmensform, die Anzahl an Bestandteilen, die für den Jahresabschluss erstellt werden müssen, variiert.
Grundsätzlich arbeiten Steuerberater mit Honoraren. Die Steuerberatervergütungsordnung (StBVV) gibt ihnen Rahmengebühren für die Bestimmung dieser vor. Bei der Umsetzung der Gebühren besteht für Steuerberater ein Ermessensspielraum. Zur Berechnung des Rahmens, in dem sich das Honorar befinden darf, muss zunächst der Gegenstandswert ermittelt werden. Bei Jahresabschlüssen entspricht dieser dem Mittelwert aus Bilanzsumme und Jahresumsatz. Anhand des Gegenstandswertes lässt sich in Tabelle B der Anlage 2 der StBVV die entsprechende volle Gebühr (10) ablesen. Gemäß § 35 Absatz 1 Nummer 1a StBVV liegt der Ermessensspielraum der Gebühr bei der Erstellung von Bilanz und GuV zwischen 10/10 und 40/10. Das entspricht Kosten in Höhe der vollen genannten Gebühr (10/10) bis hin zu einem Vierfachen der in der Tabelle genannten Gebühr (40/10).
Hat ein Unternehmen beispielsweise einen Gegenstandswert von 1.000.000 Euro, entspricht das laut der Tabelle einer Gebühr von 1063 Euro. Gemäß StBVV kann der Steuerberater in diesem Fall ein Honorar zwischen 1063 Euro (10/10) und 4252 Euro (40/10) verlangen.
Bei der Erstellung des Jahresabschlusses gibt es einiges zu beachten. Die obige Liste von Arbeitsschritten bietet Dir hierfür eine gute Orientierung. Darüber hinaus gibt es einige potenzielle Fehler, die regelmäßig passieren. Neben einer insuffizienten Vorbereitung sind das insbesondere die folgenden:
Nichterfüllung der Aufbewahrungspflicht: Nach der Erstellung eines Jahresabschlusses kann es passieren, dass Dokumente, die nicht mehr benötigt werden, vernichtet werden. Für viele Buchführungsunterlagen gibt es jedoch eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Diese beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde. Erst nach dieser Frist dürfen entsprechende Dokumente entsorgt werden. Geschieht dies zu früh, drohen Bußgelder.
Falsche Bewertung der Unternehmensgröße: Abhängig von der Größe eines Unternehmens gelten unterschiedliche Pflichten und rechtliche Anforderungen bei der Bilanzierung. Wird die Unternehmensgröße falsch eingeschätzt, verstoßen die Verantwortlichen gegen den Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung. Um dies zu vermeiden, sollte die Unternehmensgröße kontinuierlich bewertet werden.
Vergessen der fristgemäßen Offenlegung der Bilanz: Abhängig von ihrer Größe müssen Unternehmen ihre Bilanz für die Öffentlichkeit zugänglich machen. Während kleine Unternehmen ihre Bilanz nur an den Bundesanzeiger übermitteln müssen, unterliegen größere einer Offenlegungspflicht. Hierbei berücksichtigt werden auch Anhänge, deren Vollständigkeit vom Bundesanzeiger überprüft wird. In Bezug auf die Offenlegungspflicht besteht eine Frist von zwölf Monaten nach Ende des Geschäftsjahres, die zwingend einzuhalten ist. Die Nichteinhaltung dieser gesetzlichen Vorgabe kann zur Einleitung eines Ordnungsgeldverfahrens durch das Bundesamt für Justiz führen. Anders als bei der Erstellung des Jahresabschlusses kann hier keine Fristverlängerung beantragt werden. Allerdings hat das Bundesamt für Justiz die Befugnis, in Ausnahmefällen, wie beispielsweise außergewöhnlichen Belastungen, eine Sonderregelung zu treffen. Dies war 2022 der Fall, wo der späteste Zeitpunkt für die Offenlegung von Jahresabschlüssen mit dem Bilanzstichtag 31. Dezember 2022 vom 31. Dezember 2023 auf den 2. April 2024 verschoben wurde. Ursächlich für diese Fristverlängerung waren die wirtschaftlichen Auswirkungen von Corona auf Unternehmen.
Falsche Gliederung: Die Bestandteile eines Jahresabschlusses müssen nach einer bestimmten Struktur angeordnet werden. § 266 des HGB regelt beispielsweise die Gliederung der Bilanz, in der unter anderem Reihenfolgen für Posten der Aktiva und Passiva eingehalten werden müssen. Entspricht die Reihenfolge nicht den Anforderungen, kann der Jahresabschluss vom Finanzamt abgewiesen werden.
Fehlen von Angaben: Beim Zusammentragen der Informationen für den Jahresabschluss kann es passieren, dass Elemente übersehen oder vergessen werden. Beispiele sind fehlende Angaben zu Rückstellungen, Sicherheiten oder Fremdkapitalzinsen. Auch Unterschriften werden regelmäßig vergessen. Eine Checkliste kann helfen, etwaigen Konsequenzen vorzubeugen.
Die Erstellung des Jahresabschlusses ist für Unternehmen eine zentrale Aufgabe. Gute Vorbereitung und genaue Umsetzung sind wichtig, um den Abschluss erfolgreich zu gestalten. Damit der Prozess erleichtert wird, sollten Unternehmen die Abschlussarbeiten etappenweise über das Jahr verteilt durchführen. Hilfreich sind zudem Programme, mit denen die Buchhaltung digitalisiert werden kann. So kann in der Endphase der Erstellung Zeit gespart und Problemen vorgebeugt werden. Zudem werden Arbeitsintensitätsspitzen vermieden und Unternehmen sind im ganzen Jahr abschlussbereit. Alternativ können sowohl die Vorbereitung als auch die Erstellung des Jahresabschlusses an externe Dienstleister ausgelagert werden.
