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Die Finanzabteilung trägt die Verantwortung für alle finanziellen Angelegenheiten im Unternehmen. Die zentrale Aufgabe der Abteilung besteht darin, sicherzustellen, dass der Betrieb dank optimaler Nutzung der finanziellen Mittel Geschäftsziele erreichen kann und die finanzielle Stabilität gewährleistet ist. Im Einzelnen ist die Finanzabteilung verantwortlich für finanztechnische Aufgaben wie beispielsweise Buchhaltung, Liquiditätsmanagement, Planung und Cash-Management. Zunehmend ist sie auch an der strategischen Entscheidungsfindung beteiligt, wodurch sie zur Gewährleistung des reibungslosen Betriebs und des Wachstums des Unternehmens beitragen kann. Während diese Aufgaben in kleinen und mittleren Unternehmen meist von derselben Person oder kleinen Teams ausgeführt werden, wird die Verantwortung in großen Unternehmen auf spezialisierte Abteilungen verteilt.
Abhängig von der Größe des Unternehmens ändern sich die Aufgabenbereiche innerhalb der Finanzabteilung. In den meisten Unternehmen umfassen die Tätigkeiten des Finanzteams die folgenden Bereiche:
Buchhaltung: Dieser Bereich ist verantwortlich für die tägliche Verbuchung aller ein- und ausgehenden Rechnungen. Zu den Aufgaben der Buchhaltung gehören die Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnungen, die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, die Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen und die Gewährleistung der korrekten Buchung von Kostenstellen.
Controlling: Im Controlling wird die finanzielle Leistung des Unternehmens überwacht und sichergestellt, dass finanzielle Ziele erreicht werden. Dies beinhaltet die Budgetplanung, das Forecasting, die Identifizierung von Einsparungspotentialen und die Überwachung von Investitionen.
Treasury: Das Schatzamt ist mit der Liquidität des Unternehmens betraut. Es überwacht das Cash Management sowie den Zahlungsverkehr, einschließlich Mahnwesen und der Verwaltung von Bankbeziehungen, Finanzierungen und Investitionen.
IT: In diesem Bereich werden die Finanzsysteme, die für die Buchhaltung, das Controlling, das Treasury und andere Funktionen der Finanzabteilung benötigt werden, verwaltet. Die Abteilung spielt eine wichtige Rolle für die reibungslose Durchführung von Transaktionen, die Gewährleistung der Genauigkeit und Sicherheit von Finanzdaten und bei der digitalen Transformation von Finanzprozessen. Zudem ist sie für die Cybersicherheit zuständig.
Beschaffung: Beschaffung ist der Prozess, durch den Unternehmen Waren und Dienstleistungen erwerben. Dies geschieht in enger Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, um Kosten zu kontrollieren und effizient zu arbeiten. Das Beschaffungswesen kann je nach Unternehmensgröße variieren und in kleineren Unternehmen von einer Person ausgeführt werden. Lieferantenbeziehungen von der Bestellung bis zur Kreditorenbuchhaltung werden in der Beschaffung durch das Procure-to-Pay (P2P) abgedeckt. Das Order-to-Cash (O2C) kümmert sich um Kundenbeziehungen von Rechnungsstellung bis Forderungsmanagement.
Finanzplanung und -analyse (FP&A): Dieser vergleichsweise neue Bereich befasst sich mit der Vorhersage zukünftiger Entwicklungen, der Erstellung von Haushaltsplänen und der Messung der Effizienz.
Steuern: Dieser Aufgabenbereich innerhalb der Finanzabteilung ist für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in Bezug auf Steuern verantwortlich und legt interne Rechnungslegungsvorschriften fest.
Die Struktur der Finanzabteilung variiert abhängig von der Unternehmensgröße und den spezifischen Anforderungen, die sich durch Faktoren wie Branche, geografische Lage und rechtliche Rahmenbedingungen ergeben.
Generell stellt das Rechnungswesen das Fundament einer Finanzabteilung dar. In kleineren Unternehmen kümmert sich meist ein externer Steuerberater um dieses Thema. Dieser erhält die Belege des Unternehmens und erstellt darauf basierend die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die Summen- und Saldenliste (SUSA) und den Jahresabschluss. Überschreitet eine Firma die Grenze von zehn Millionen Euro Jahresumsatz, kann es Sinn ergeben, das Rechnungswesen intern zu erledigen.
Strategisch über dem Rechnungswesen ist das Controlling angesiedelt. Hier werden die Daten aus dem Rechnungswesen genutzt, um das Unternehmen auf Zahlenbasis zu steuern. Zu den Aufgaben zählen beispielsweise die Erstellung der Finanzplanung, die daraus abgeleitete Liquiditätsplanung und regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche.
Auf der strategisch höchsten Ebene befindet sich die Finanzstrategie. In diesem Bereich geht es unter anderem darum, die Geschäftsführung dazu zu beraten, wie das Unternehmen mehr Rentabilität erreichen kann, welche Investitionen sinnvoll sind und wie der Unternehmenswert strategisch entwickelt werden kann.
In einem dynamisch wachsenden Startup, das flexibel aufgestellt sein muss, um sich den ständig ändernden Marktanforderungen anzupassen, ist das Controlling besonders wichtig. Es überwacht alle Zahlungen und die Buchführung und schafft so Transparenz über die finanzielle Situation des Unternehmens. Gleichzeitig minimiert es Risiken. Um manuelle Arbeiten zu reduzieren, können junge Unternehmen die Buchhaltung auslagern. Alternativ kann eine Buchhaltungssoftware die Buchführung automatisieren. Damit die Effizienz des Zahlungsmittelverbrauchs überwacht und Wachstumsmöglichkeiten aufgezeigt werden können, empfiehlt sich zudem die Etablierung einer strategisch orientierten Führungsposition. Wenn das Startup keine Stelle für die strategische Planung einrichten möchte oder kann, können die Planungsaufgaben auch auf die Positionen des CEOs, des Finanzleiters und des Controllers verteilt werden.
Zu beachten ist, dass in der Early-Stage-Phase eines Startups oft kein CFO benötigt wird, um die Finanzabteilung zu leiten. Ein Head of Finance kann hier die alltäglichen Finanzaufgaben erledigen und gleichzeitig die strategische Planung unterstützen. Wenn das Unternehmen wächst und die finanzielle Komplexität zunimmt, ist der Wechsel zu einem CFO sinnvoll.
In einem mittleren Unternehmen wird die Finanzabteilung im Regelfall von einem CFO geführt. Ihm unterstellt sein können ein Controller sowie ein Teamleiter im Rechnungswesen. Während der Controller in diesem Fall bei der Erstellung von Finanzberichten, der Budgetierung und der finanziellen Planung unterstützt, ist der Leiter Rechnungswesen für die ordnungsgemäße Buchführung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verantwortlich. Den beiden unterstellt können der Finanzanalyst, die Buchhaltung sowie die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sein – abhängig von Unternehmensstruktur und Größe.
Die Komplexität der Finanzteams nimmt mit der Unternehmensgröße zu, sodass wie eingangs erwähnt in großen Unternehmen spezialisierte Finanzabteilungen zu finden sind, zum Beispiel für die Bereiche Treasury, Rechnungswesen, Controlling und FP&A.
Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung hat sich das Aufgabenfeld des Finanzwesens gewandelt. Während sich die Anforderungen früher auf die Verwaltung von Ausgaben und Einnahmen beschränkten, wird von Finanzressorts mittlerweile mehr erwartet. Heutzutage können Unternehmen auf zahlreiche Daten zugreifen, die tiefere Einblicke in Unternehmensprozesse bieten und bei richtiger Nutzung die Erstellung präziser Analysen ermöglichen.
Gut eingespielte Finanzabteilungen können durch die neuen technischen Möglichkeiten in Echtzeit auf Unstimmigkeiten im Geschäftsmodell eingehen. Dadurch können Effizienz und Präzision gesteigert, Planungen wirkungsvoller gestaltet und Risiken besser abgewogen werden. Die Finanzabteilung wird so zu einer Schaltzentrale des Unternehmens, über die alle Abteilungen miteinander verbunden sind. Für Finanzangestellte in Führungspositionen besteht die Hauptaufgabe mittlerweile darin, die Geschäftsführung und andere Unternehmensbereiche bei strategischen Themen zu unterstützen.
Trotz der Digitalisierung nehmen traditionelle Aufgaben wie die Buchhaltung in Finanzabteilungen nach wie vor eine wichtige Rolle ein. Im Rahmen einer Umfrage des Harvard Business Review Analytic Services gaben 67 Prozent der befragten Finanzabteilungen an, dass sie einen Großteil ihrer Zeit für die Suche nach Belegen und Ausgaben aufwenden. Laut des “State of Finance Digitisation” Reports des Fintechs Moss aus dem Jahr 2024 wenden 16 Prozent der befragten Finanzexperten mehr als zehn Stunden pro Woche für manuelle, administrative Aufgaben auf.
Diese manuellen Transaktionen stellen viele Finanzabteilungen beim digitalen Wandel vor Herausforderungen. Um digitale Projekte vorantreiben zu können, müssen Systeme, Daten und Prozesse im Unternehmen auf einen aktuellen Stand gebracht werden. Es verwundert also kaum, dass mit 58 Prozent ein großer Teil der von Moss befragten Unternehmen aktuell intensiv an der Aufrüstung ihres Technologie-Stacks arbeitet. Dieser Fokus auf Technologie spiegelt sich laut der Studie auch im Einstellungsprozess wider. So seien technische Kenntnisse im Umgang mit modernen Finanzsoftware-Tools die wichtigste Fähigkeit bei der Einstellung von Finanzmitarbeitern.
Neben der Digitalisierung gibt es weitere Einflussfaktoren, die Finanzabteilungen zukünftig prägen werden. Wir haben die drei wichtigsten zusammengefasst:
1. Automatisierungen
Dank der Digitalisierung und den damit einhergehenden Entwicklungen am Markt für Finanzsoftwares ist das Automatisieren von Prozessen mittlerweile vergleichsweise einfach möglich. Aufgaben wie Rechnungsstellung, Transaktionserfassung, KPI-Berechnung und Cashflow-Überwachung können mit modernen Tools automatisiert werden. Dadurch können Finanzteams von einseitigen Aufgaben befreit und mehr Freiraum für strategische Aufgaben geschaffen werden. Gleichzeitig werden durch Automatisierungen menschliche Fehler minimiert.
2. Künstliche Intelligenz (KI)
Auch die KI wird zu unumkehrbaren Veränderungen in der Arbeitsweise von Finanzressorts führen. Noch besser als herkömmliche Automatisierungsmethoden kann KI helfen, traditionelle Prozesse obsolet zu machen und Mitarbeitende zu befähigen, das Geschäftswachstum voranzutreiben. Softwareanbieter bieten zunehmend Finanzanwendungen an, bei denen KI und Machine Learning (ML) ins System eingebettet sind. Firmen, die auf entsprechende Tools setzen, können Kosten und Zeit sparen und ihre Analysen und Vorhersagen optimieren. Ein ambitioniertes Ziel, das durch den Einsatz intelligenter Automatisierungen perspektivisch erreicht werden kann, ist das Erstellen eines Zero-Day-Abschlusses – einem Abschluss in Echtzeit.
3. Intelligente Daten
Die Verfügbarkeit von Finanzdaten in Echtzeit ist in vielen Firmen bereits der Standard. Da es dabei immer noch notwendig ist, aufwendige Datenanalysen vorzunehmen, um Insights zu generieren, können konkrete Fragestellungen jedoch oft nicht ad hoc beantwortet werden. Dementsprechend erweitert sich der Fokus von der unmittelbaren Bereitstellung von Daten auf die Erbringung maßgeschneiderter Daten, die direkt bei der Entscheidungsfindung unterstützen.
Die Finanzabteilung ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines jeden Betriebs. Ihr breites Aufgabenfeld variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Rechnungswesen, Controlling und Strategie sind jedoch elementare Bestandteile der Abteilung. Aufgrund der Digitalisierung und anderer technologischer Disruptionen, hat sich das Aufgabenfeld des Finanzwesens in den letzten Jahren drastisch gewandelt. Finanzteams kümmern sich nicht mehr nur um Buchhaltung und Zahlen. Stattdessen sind sie zu internen Berater und Finanzanalysten avanciert, die mit ihren Tool-Kenntnissen bei der strategischen Entscheidungsfindung helfen und echten Mehrwert liefern.
